Sytten felter, før en kunde overhovedet kunne se din kalender. Navn, adresse, tre spørgsmål om forsikring, kontakt i nødstilfælde, hvordan de fandt dig, og en lang blok om sygehistorie. Halvdelen af dem, der begyndte at booke, lukkede fanen, før de valgte en tid.
Formularer til nye kunder er vigtige, men placeringen og længden afgør, om de hjælper eller skader. Målet er at samle det, du har brug for, uden at slå bookingen ihjel. Sådan laver du en formular til nye kunder ved booking, der respekterer din arbejdsgang og din kundes tålmodighed.
Hvad en formular til nye kunder samler
Formularer til nye kunder samler oplysninger, der forbereder dig på aftalen. Kontaktoplysninger, grund til besøget, relevant historik, præferencer og samtykke er almindelige kategorier.
Skil de felter, du skal have, fra dem, det vil være rart at have. Dem, du skal have, er data, du ikke kan hjælpe kunden uden. Dem, det er rart at have, kan vente, til tiden er bekræftet, eller til indtjekning på dagen.
I regulerede brancher er nogle felter påkrævet af regler eller lov. Marker dem tydeligt, og forklar, hvorfor du spørger. Kunderne samarbejder mere, når de forstår formålet.
Hvor du skal placere formularen i bookingforløbet
Tre placeringer virker godt. Mulighed ét: få felter ved booking og den fulde formular linket fra bekræftelsen på mail. Mulighed to: en kort formular efter valg af tid, men før betaling. Mulighed tre: den fulde formular kun til nye kunder, mens kunder, der kommer igen, springer den over.
Mulighed ét konverterer bedst for de fleste virksomheder. Sikr først tiden, og indsaml derefter dybden. En kunde, der har booket, udfylder oftere en opfølgende formular end en besøgende, der stadig overvejer, om vedkommende vil binde sig.
Formularer i flere trin mindsker den opfattede indsats. Del 15 spørgsmål op i tre skærme med fem, og flere gennemfører. Læs formularer i ét trin eller flere trin for vejledning i, hvornår du skal fordele felter på flere trin.
Forbind svarene fra formularen med bookingen i dit system. Medarbejderne skal se de indsendte data på skærmen med aftalen og ikke i en separat indbakke, de kan overse.
Sådan laver du en formular til nye kunder ved booking
Trin ét: gennemgå din nuværende formular på papir eller som PDF. Skriv hvert felt op, og marker det som påkrævet eller valgfrit. Skær alt væk, du ikke har brugt i de sidste seks måneders aftaler.
Trin to: gruppér felter, der hører sammen. Kontaktoplysninger i ét afsnit, grund til besøget i et andet, samtykke til sidst. Logiske grupper føles hurtigere, selv når antallet af felter er det samme.
Trin tre: skriv navne på felter i et almindeligt sprog. "Hovedproblem" slår "Præsenterende klage". Kunderne kender ikke dine interne ord.
Trin fire: tilføj betinget logik, hvor det hjælper. Vis kun detaljer om allergi, når nogen vælger "Ja" til allergi. Betingede felter holder formularer kortere for de fleste. Kapitlet om formularer med betinget logik forklarer, hvordan forgrening virker.
Trin fem: link til formularen fra din bekræftelse på mail med en tydelig frist. "Udfyld formularen før dit besøg" sætter en forventning uden at lyde som en straf.
Almindelige principper for design af formularer gælder også her. Guiden om bookingformularer og aftaleformularer dækker valg af felter, der er særlige for booking.
Når formularen virker til aftaler én til én, kan du bruge den samme tankegang til tilmelding af grupper. Næste kapitel om sådan laver du en tilmeldingsformular til arrangementer handler om forløb med flere deltagere.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange felter skal en formular til nye kunder ved booking have?
I selve trinnet med booking skal du helst holde dig under seks felter. Flyt den detaljerede formular til en formular efter bookingen. Den samlede formular kan være længere, hvis kunderne udfylder den, når deres tid er sikret.
Skal formularer til nye kunder kræve en underskrift?
Digitale felter til samtykke virker til de fleste regler. Skrevne underskrifter eller værktøjer til e-signatur giver mere besvær, men kan være påkrævet til bestemte juridiske dokumenter. Tilpas metoden til dit behov for at overholde reglerne.
Kan WEMASY forbinde formularer til nye kunder med mit bookingforløb?
WEMASY-formularer kobles til bookingsider og opfølgning på bekræftelser i hjemmesidebyggeren. Svar knyttes til aftalen, så dit hold ser svarene, før kunden kommer.
Hvordan håndterer jeg formularer til kunder, der kommer igen?
Udfyld kendte felter på forhånd fra tidligere besøg, og spørg kun om det, der er ændret. Kunder, der kommer igen og skal skrive hele deres historik forfra hver gang, bliver hurtigt frustrerede. Gem data sikkert, og opdater dem lidt ad gangen.
Hvor skal følsomme data fra formularer gemmes?
Brug krypteret lager i dit system til booking eller formularer og ikke almindelige beskeder på mail til følsomme svar. Begræns medarbejdernes adgang til de roller, der har brug for dataene til aftalen.
Hvad sker der, hvis en kunde springer formularen over?
Send mails med påmindelse og linket til formularen 48 og 24 timer før besøget. Marker en ufuldstændig formular i medarbejdernes kalender, så dit hold kan følge op ved indtjekning. Nogle praksisser blokerer bestemte ydelser, indtil formularen er udfyldt.