En tilbudsformular er den måde, en kunde beder dig om en pris på noget, der skal skræddersys. Den ligger mellem en kontaktformular og en salgssamtale. Du har brug for den, når dine ydelser ikke er ens for alle, når hver opgave er forskellig, eller når kunden vil kende prisen, før hun taler med dig.
Se på virksomheder, der vokser: de bruger alle tilbudsformularer et sted i forløbet. Et designbureau får forespørgsler på mange slags opgaver. En håndværker bliver ringet op om jobs i alle størrelser. En softwareleverandør får henvendelser om forskellige planer. En tilbudsformular stiller det samme spørgsmål hver gang, så dit team kan svare med en rigtig pris i stedet for at skulle stille opfølgende spørgsmål. Det sparer tid, og kunden får et svar, hun kan handle på med det samme.
Forskellen på en tilbudsformular og en kontaktformular er hensigten. En kontaktformular siger: "Jeg har et spørgsmål." En tilbudsformular siger: "Jeg vil købe noget af dig, og jeg skal kende prisen." Det er en anden samtale. Den kræver andre felter, en anden opbygning og en anden opfølgning.
Hvad adskiller en tilbudsformular fra andre formularer
En tilbudsformular spørger ikke først om kontaktoplysninger og bagefter om opgaven. Det er vendt om. Du skal bruge detaljerne om opgaven for at lave et præcist tilbud. Kontaktoplysningerne er vigtige, men de er nummer to. Hvis du spørger om e-mail og telefon, før du spørger om, hvad der skal prissættes, har du bygget en kontaktformular og ikke en tilbudsformular. Formularens opbygning viser, hvad du går mest op i. En tilbudsformular siger: fortæl om din opgave, så tager jeg fat i dig, hvis jeg har brug for at afklare noget. Du kan læse mere i vores guide til kontaktformularer.
Spændingen i en tilbudsformular
Tilbudsformularer har en indbygget modsætning. Du skal bruge nok oplysninger til et præcist tilbud. Men hvert felt, du tilføjer, gør formularen sværere at udfylde. Med for mange felter dropper folk ud, før de sender. Med for få må du sende mails og spørge om det, du burde have spurgt om i formularen. En god tilbudsformular finder balancen. Du spørger kun om felter, der påvirker prisen direkte. Resten kan vente.
Hvilke felter hører hjemme i en tilbudsformular
Hvert felt gør formularen sværere at udfylde. Vær præcis om, hvad du skal bruge for at prissætte opgaven.
Beskrivelse af opgaven eller ydelsen
Det første felt skal spørge, hvad kunden vil have et tilbud på. For en servicevirksomhed kan det være en fri tekst: "Hvilke ydelser er du interesseret i?" For en håndværker kan det være en rulleliste: "Type arbejde: tagreparation, montering af tagrender, bygning af terrasse." For en softwareleverandør kan det være en liste med tilvalg. Formen afhænger af din virksomhed, men det første felt skal besvare det centrale spørgsmål: hvad vil kunden have?
Opgavens omfang eller kompleksitet
Omfanget påvirker prisen mere end noget andet. En ny hjemmeside til en lille lokal virksomhed koster noget andet end en til et landsdækkende brand. En tagreparation på et hus på 1.000 kvadratfod koster noget andet end på et hus på 5.000 kvadratfod. Du skal vide, hvor stor eller kompleks opgaven er. Det kan være en rulleliste: "Hvor mange sider har din hjemmeside?" eller "Cirka hvor stort er huset?" eller "Hvor mange medarbejdere skal bruge softwaren?" Det præcise felt afhænger af din ydelse, men du skal bruge det, før du kan give et tilbud.
Tidsplan eller deadline
Hasteopgaver koster mere. Almindelige tidsplaner koster mindre. Du skal vide, om kunden vil have det færdigt på en uge eller en måned. Spørg tydeligt: "Hvornår skal opgaven være færdig?" Hvis nogen svarer "Hurtigst muligt", fortæller det dig noget vigtigt om budget og travlhed. Tidsplanen er prisinformation.
Budget eller budgetramme (valgfrit, men stærkt)
Nogle servicevirksomheder spørger om budgettet med det samme. "Hvad er dit omtrentlige budget til opgaven?" Det sorterer dårlige match fra, før du bruger tid på at skrive et tilbud. En kunde med et budget på 5.000 dollar til en hjemmeside passer ikke til et designbureau, der starter ved 25.000 dollar. Et tidligt spørgsmål om budget sparer tid for jer begge. Men tag kun feltet med, hvis din virksomhed virkelig skal bruge det til at vurdere emnet. Hvis alle opgaver prissættes individuelt, så spring feltet over.
E-mailadresse
Påkrævet. Du skal have én måde at sende tilbuddet på. E-mail er standard. Hvis du tilbyder samtaler på telefon, kan du spørge om både e-mail og telefon, men gør telefon valgfri. E-mail er minimum.
Navn
Valgfrit, men nyttigt. Du sender tilbuddet til en kontaktperson, og når du kender navnet, føles tilbuddet personligt og ikke automatisk. Spørg om for- og efternavn, eller kun fornavn, hvis din virksomhed har en afslappet tone. Gør det ikke påkrævet, hvis du ikke skal bruge det til opfølgningen.
Hvad du aldrig skal spørge om i en tilbudsformular
Hvert unødvendigt felt får flere til at droppe ud. Når nogen er halvvejs og ser endnu en blok spørgsmål, de ikke havde ventet, går de. De bliver ikke færdige og sender ikke. Du har mistet en kunde. Hvert felt skal fortjene sin plads ved at påvirke det tilbud, du sender.
Virksomhedens størrelse eller antal medarbejdere (medmindre det påvirker prisen)
Spørg ikke "Hvor mange medarbejdere har I?", medmindre virksomhedens størrelse direkte ændrer dit tilbud. For de fleste ydelser gør den ikke. Så spring det over.
Virksomhedens historie eller baggrund
Spørg ikke "Hvor længe har I eksisteret?" eller "Fortæl om jeres virksomhed." Det kan du undersøge bagefter, hvis du har lyst. Det giver kun besvær i tilbudsfasen.
Markedsføringsspørgsmål eller afkrydsningsfelter til præferencer
Tag ikke "Hvordan hørte du om os?" med i en tilbudsformular. Bed ikke folk om at tilmelde sig dit nyhedsbrev. Det er salgs- og markedsføringsspørgsmål, der hører hjemme, efter at kunden har bedt om et tilbud og vist interesse. Bland dem ikke ind i selve formularen.
Afkrydsning af vilkår og betingelser
Bed ikke nogen om at acceptere dine vilkår, før de beder om et tilbud. De har ikke købt noget endnu. Du beder om oplysninger, ikke om en underskrift på en kontrakt. Hvis de skal acceptere vilkår, så gør det, når de faktisk køber, og ikke når de beder om en pris.
Sådan bygger du en tilbudsformular op
Formularens opbygning viser, hvad der er vigtigst, og gør oplevelsen til en slags samtale.
Ét trin er bedre end flere trin, medmindre du har 7 felter eller flere
En tilbudsformular med 3 til 5 felter kan være på én side. Vis det hele. Når en formular ser kort ud, tror folk, at de hurtigt kan blive færdige. En formular i flere trin siger "Det her tager et stykke tid" og slår farten ud af kunden. Har du brug for 7 felter eller flere, så brug flere trin med en statuslinje, så kunden kan se, hvor mange skærmbilleder der er tilbage.
Betingede felter skjuler kompleksitet
Hvis din formular har forgreninger (vis felt B kun, hvis kunden valgte A), så brug dem til at holde formularen enkel. Stil det vigtigste spørgsmål først. Ud fra svaret viser du kun de opfølgende felter, der er relevante. Den, der vil have en enkel ny hjemmeside, ser ikke felter om administration af flere hjemmesider. Hver kunde ser præcis det, vedkommende skal svare på.
Brug rullelister og afkrydsningsfelter i stedet for fri tekst, når du kan
Fri tekst går langsomt. Folk skal tænke over, hvordan de formulerer svaret. Rullelister og afkrydsningsfelter er hurtigere at vælge og nemmere for dig at sortere. Kender du de typiske svar, så giv dem som valgmuligheder i stedet for at bede om fri tekst.
Mobilen først
Nogen beder måske om et tilbud fra telefonen, mens de tænker over en opgave. Hvis formularen kræver zoom og skrolning, dropper de ud. Byg til telefonens størrelse. Felter i fuld bredde. Knapper, der er store nok til tommelfingeren. Test på en rigtig telefon.
Tilbudsformularer efter branche
Opbygningen er den samme, men felterne ændrer sig efter det, du giver tilbud på.
Design og kreative bureauer
Spørg om typen af designarbejde. Antal sider eller dele. Tidsplan. Budget er valgfrit, men nyttigt. En designer, der giver tilbud på et nyt logo, har brug for andre oplysninger end en, der giver tilbud på en komplet ny identitet.
Håndværkere og servicevirksomheder
Spørg om typen af arbejde. Ejendommens størrelse eller opgavens omfang. Tidsplan og hvor hastende det er. Spørg ikke om adressen, før kunden beder om tilbuddet. Bagefter kan du sende en opfølgning og spørge om adressen, så du kan aftale et besøg, hvis det er nødvendigt.
Softwareleverandører
Spørg om, hvilke funktioner eller tilvalg kunden skal bruge. Antal brugere. Tidsplan for indførelsen. Mange softwareleverandører bør slet ikke bruge en tilbudsformular. Hvis du har offentlige priser, er en prisberegner bedre. Brug kun en tilbudsformular, hvis prisen virkelig afhænger af opsætning og konfiguration.
Freelancere og konsulenter
Spørg om, hvilken ydelse kunden skal bruge. Opgavens varighed eller omfang. Tidsplan. Budget, hvis det hjælper dig med at vurdere emnet. Freelancere får ofte uklare forespørgsler. En struktureret tilbudsformular tvinger kunderne til at være præcise, og det giver bedre match og færre problemer med, at opgaven vokser undervejs.
Hvad sker der, når nogen har sendt en tilbudsforespørgsel
Når formularen er sendt, begynder arbejdet først.
Send en bekræftelse med det samme
Vis en bekræftelse på skærmen, når kunden har sendt. "Tak. Vi har modtaget din forespørgsel og sender et tilbud inden for 24 timer." Lad ikke kunden gå og undre sig over, om det virkede. Fortæl præcis, hvad der sker nu.
Send en bekræftelsesmail
Send samme besked på mail med det samme. Bekræft, at du har modtaget oplysningerne. Fortæl, hvornår tilbuddet kommer. Giv et telefonnummer eller en mailadresse, hvis kunden vil afklare noget, før du sender tilbuddet. Mailen er en betryggelse for kunden i, at forespørgslen er kommet frem.
Sorter og send forespørgslen videre
Brug oplysningerne fra formularen til at sende forespørgslen til den rigtige på dit team. Hvis du har en rulleliste med opgavetype, kan designforespørgsler gå til designansvarlig og tekstforespørgsler til tekstansvarlig. Så får kunden et hurtigere og mere relevant svar.
Send tilbuddet inden for den lovede tid
Hvis du sagde 24 timer, så send det inden for 24 timer. Hvis du sagde næste hverdag, så send det da. Brug ikke tre dage. Et tilbud, der ligger i din indbakke, drukner i kundens. Hurtig levering overbeviser flere end perfekte tilbud, der kommer en uge for sent. Et tilbud er kun noget værd, hvis kunden stadig husker, hvorfor hun bad om det.
Sådan hjælper WEMASY med tilbudsformularer
Med WEMASYs formularbygger kan du lave tilbudsformularer uden kode. Byg formularer med mange felter og betinget logik, så felter dukker op efter kundens valg. Lav rullelister og afkrydsningsfelter, så kunden vælger i stedet for at skrive. Brug statuslinjer i formularer med flere trin, så kunden ved, hvor mange skærmbilleder der er tilbage. Tilføj beregninger, hvis du har trinvise priser. Se alle tilbudsforespørgsler i dit WEMASY-dashboard og eksportér dem til dit CRM eller dit regneark. Få besked med det samme, når nogen sender en forespørgsel. Forbind formularen til din mail, så bekræftelser sendes automatisk, før dit team overhovedet har set forespørgslen. Tilbudsformularer er kun én af mange formulartyper, du kan bygge for at få din virksomhed til at vokse.