En potentiel kunde sender din kontaktformular klokken 21.02 en fredag. Du er offline til mandag. Uden et autosvar er indbakken tom hele weekenden. Med et får kunden inden for få sekunder en kort besked om, at du har modtaget henvendelsen, og hvornår der kommer et fuldt svar.
Autosvar til forretningsmail er den enkleste form for e-mailautomatisering. De sender én forudbestemt besked, når en bestemt hændelse sker, for eksempel en indgående mail eller en indsendt formular. Du ved allerede, hvornår automatisering giver mening, fra hvornår virksomheder bør bruge e-mailautomatisering. Autosvar er som regel det første værktøj, virksomheder sætter op.
Hvad er et autosvar?
Et autosvar er et automatisk svar, der sendes uden manuel handling, når en betingelse er opfyldt. Triggeren kan være en mail, der kommer til en bestemt adresse, en indsendt formular på din hjemmeside eller et nøgleord i emnelinjen. Svaret bruger indhold, du har skrevet på forhånd.
Autosvar er noget andet end fulde e-mailforløb. Et forløb sender flere beskeder over dage eller uger. Et autosvar sender som regel én besked pr. udløst hændelse. Begge er en del af den bredere praksis, der beskrives i hvad er e-mailautomatisering for virksomheder.
Hvordan virker autosvar?
Processen har fire trin. Først bestemmer du triggeren, for eksempel mail til support@dinvirksomhed.dk eller en kontaktformular på din forside. Dernæst skriver du indholdet af svaret, både emnelinje og tekst. Tredje trin er at slå autosvaret til i din e-mailhosting eller dine formularindstillinger. Fjerde trin er, at systemet holder øje med triggeren og sender svaret automatisk.
Svaret bør komme fra den samme domæneadresse, som afsenderen kontaktede, hvilket styrker den tillid, du opbygger gennem hvad er en e-mailadresse på eget domæne. Brug elementerne fra din signatur fra hvad en e-mailsignatur bør indeholde, så den automatiske besked ligner resten af din virksomheds mail.
Almindelige typer autosvar for virksomheder
1. Bekræftelse af kontaktformular
Bekræfter modtagelsen og sætter en tidsplan for svaret. Hænger sammen med formularer, der udgives gennem professionel e-mail og din hjemmeside.
2. Autosvar på en generel indbakke
Svarer alle, der mailer til en rolleadresse som info@ eller hello@. Nyttigt, når mængden er stor, og afsendere har brug for en hurtig kvittering.
3. Fraværssvar
Aktiveres under planlagt fravær. Kapitlet om fraværsmails til virksomheder dækker timing, indhold, og hvornår du slår det fra.
Start med ét autosvar, test det selv, og bed en kollega om at udløse det. Ret akavede formuleringer, før kunderne ser dem. Næste kapitel om fraværsmail er et naturligt andet skridt, hvis dit team rejser eller holder planlagt fri.
Ofte stillede spørgsmål
Svarer et autosvar på hver mail i en tråd?
De fleste autosvar sendes én gang pr. ny samtale og ikke på hvert svar i en eksisterende tråd. Tjek dine indstillinger, så du undgår at sende dobbelte bekræftelser. Det gælder også formularer bygget i hjemmesidebyggeren i WEMASY.
Hvor langt bør et autosvar være?
Hold det under fem sætninger. Skriv, hvad du har modtaget, hvornår du svarer, og hvordan man kan nå nogen, hvis det haster. Lange autosvar føles som standardbreve.
Kan autosvar skabe mailløkker?
To autosvar, der svarer hinanden, kan skabe en løkke. De fleste forretningsmailsystemer opdager det og stopper efter én udveksling. Undtag noreply-adresser og mailinglister fra triggere til autosvar, når det er muligt.
Skal autosvar have et telefonnummer med?
Skriv kun et telefonnummer eller en anden kontakt med, hvis dit team faktisk kan svare. Et autosvar, der lover hurtig telefonsupport, som du ikke kan levere, skader tilliden.
Skal autosvar have en emnelinje?
En klar emnelinje hjælper modtagerne med at finde bekræftelsen senere. Brug noget konkret som "Vi har modtaget din besked" og ikke et generisk "Re: din henvendelse". Se professionelle emnelinjer i e-mail for vaner til navngivning.
Hvordan adskiller et autosvar sig fra et ferie-svar?
Et ferie- eller fraværssvar aktiveres efter en plan og fortæller afsendere, at du er væk. Et generelt autosvar kører løbende for en bestemt adresse eller formular. Begge er typer af autosvar med forskellige triggere.