Du slår dit fraværssvar til, flyver til en konference og glemmer én detalje: Du har ikke angivet en kontaktperson. Onsdag har tre kunder skrevet to gange uden svar og uden at vide, hvem andre de kan kontakte. Autosvaret fortalte dem, at du var væk. Det fortalte dem ikke, hvad de skulle gøre nu.
Fraværsmails til virksomheder er automatiske svar, der aktiveres, når du ikke er til rådighed. De sætter forventninger, beskytter løfterne om svartid fra forventninger til svartid på e-mail og forhindrer, at afsendere tror, at du ignorerer dem. De er en særlig form for autosvar, som beskrevet i autosvar til forretningsmail.
Hvad er en fraværsmail?
En fraværsmail er et automatisk svar, der sendes, når nogen mailer til dig i en periode, du har markeret som utilgængelig. Den fortæller afsenderen, at du er væk, hvornår du forventer at være tilbage, og eventuelt hvem der kan tage sig af det, der haster. Det er ikke en markedsføringsbesked. Det er en høflighed, der bevarer professionaliteten, mens du er offline.
De fleste mailklienter og hostingkonti har en indstilling til fravær eller ferie. Du vælger start- og slutdato, skriver beskeden, og systemet sender den én gang til hver afsender under dit fravær.
Hvordan virker fraværsmails?
Når en ny besked kommer i din indbakke i den aktive periode, tjekker mailsystemet, om det allerede har sendt et fraværssvar til den afsender. Hvis ikke, sender det din forudbestemte besked og noterer afsenderen for at undgå dubletter. Svar i eksisterende tråde udløser som regel ikke endnu et fraværssvar.
Svaret kommer fra din normale adresse, så det har den samme domænetillid som manuel mail. Det er vigtigt for leveringen, især hvis din virksomhed allerede følger trinene til godkendelse fra SPF-, DKIM- og DMARC-poster.
Hvad en fraværsmail til erhverv bør indeholde
1. Din returdato
Skriv en bestemt dato eller periode. "Tilbage den 15. marts" er klarere end "væk et stykke tid".
2. Forventninger til svar
Skriv, at du svarer, når du er tilbage, eller nævn en kollega til det, der haster. Det hænger sammen med idéerne om at uddelegere fra uddelegér mail uden at miste kontrollen.
3. En anden kontakt
Skriv en kollegas mail eller en fælles supportadresse fra professionel e-mail til kundesupport, når nogen har brug for hjælp, før du er tilbage.
4. En kort grund (valgfrit)
"På ferie" eller "på konference" er nok. Du behøver ikke dele personlige oplysninger.
Slå fraværssvaret fra den dag, du er tilbage. Hvis du lader det køre en uge ekstra, forvirrer det afsendere og tyder på dårlige vaner i indbakken. Næste kapitel om e-mailforløb, hver virksomhed bør sætte op dækker andre automatiske beskeder, der kan køre ved siden af ferie-svar.
Ofte stillede spørgsmål
Skal hele teamet bruge det samme format til fraværsmails?
En fælles skabelon holder budskabet ensartet i hele din virksomhed. Skriv den samme alternative kontakt og supportadresse i hver medarbejders svar. WEMASY udgiver de offentlige adresser på din hjemmeside via hjemmesidebyggeren, så de passer til dit autosvar.
Går fraværssvar til mailinglister?
De fleste systemer prøver at springe mailinglister og automatiske afsendere over, men nogle modtager stadig dit svar. Tænk på intern listetrafik, før du slår et bredt fraværssvar til på en rolleadresse.
Hvor lang tid i forvejen bør jeg sætte et fraværssvar op?
Slå det til før din sidste arbejdstime på afrejsedagen. Sæt slutdatoen til din første hele dag tilbage, så mail tidligt om morgenen på hjemkomstdagen ikke får en fraværsbesked.
Er det uprofessionelt at nævne ferie i et fraværssvar?
Et enkelt "jeg er ikke på kontoret" passer til enhver situation. At nævne ferie er fint i kundeforhold, hvor en menneskelig tone passer til din stil fra formel eller uformel e-mail for virksomheder.
Kan jeg bruge fraværssvar, når jeg kun er delvist tilgængelig?
Ja. Skriv de reducerede timer i stedet for fuldt fravær. Eksempel: "Jeg tjekker mail én gang dagligt klokken 16 til fredag." Det sætter realistiske forventninger uden at lade, som om du er helt væk.
Hvad hvis ingen kan dække, mens jeg er væk?
Vær ærlig om forsinkede svar, og skriv en returdato. Opfind ikke en kontaktperson, der ikke vil svare. Kunder foretrækker ærlighed frem for et brudt løfte.