Uens signaturer er en af de hurtigste måder, hvorpå et voksende team ser mindre ud, end det er. Hvis hver besked har en ny skrifttype, en anden størrelse på logoet eller en anden form på titlen, lægger kunderne mærke til det, selv når de ikke kan sige, hvad der føles forkert.
Ens e-mailsignaturer i teamet betyder, at hver udgående besked fra dine medarbejdere har den samme visuelle opbygning, de rigtige kontaktoplysninger og godkendte links. Det handler ikke om at fjerne personligheden fra hilsenen. Det handler om at gøre blokken i bunden lige så pålidelig som dit logo på hjemmesiden. Sådan holder teams den standard.
Hvordan holder teams e-mailsignaturer ens?
Start med én godkendt skabelon. Fastlæg de obligatoriske felter: navn, titel, firma, telefon og link til hjemmesiden. Valgfrie felter kan være et link til en kalender eller et sæt ikoner til sociale medier fra sociale links i e-mailsignaturen. Lås valgene om opsætning som skriftstørrelse, bredde på logo og farve i én samlet kildefil.
Del skabelonen ud ved introduktion og send den igen, når brandet opdateres. At styre det centralt slår at bede hver medarbejder om selv at bygge sin bund igen. Tilgangen udvider styring af e-mailsignaturer i teamet med regler for ensartethed, som teams kan gennemgå.
Metoder, der virker ved forskellige størrelser af teams
1. Skabelon plus tjekliste
Små teams kopierer en fælles blok i HTML eller rig tekst og kontrollerer felterne mod en tjekliste på én side. Det virker, indtil antallet af medarbejdere gør manuel kontrol trættende.
2. Central opdatering ved ændring af rolle
HR eller drift opdaterer titel og telefon i hovedskabelonen, når nogen forfremmes. Medarbejderne installerer den opdaterede blok igen samme dag.
3. Håndhævet politik for signaturer
Større teams sætter signaturer på via administratorværktøjer, så brugerne ikke kan fjerne obligatoriske elementer. Kombinér håndhævelsen med vejledning om design fra god praksis for design af e-mailsignaturer.
Almindelige brud på ensartethed, du kan forebygge
Gamle logoer bliver hængende efter et nyt brand. Titler driver, når nogen skifter rolle, men beholder en forældet signatur. Private links til sociale medier erstatter godkendte links for firmaet. Telefonnumre er forskellige på hjemmesiden og i bunden.
Gennemgang af signaturer hvert kvartal fanger drift hurtigt. Sammenlign en stikprøve fra hver afdeling med din skabelon og med standarderne i e-mailsignaturer og brandets identitet. Næste kapitel om teamets e-mailpolitikker viser, hvor du skriver reglerne for signaturer ned.
Ofte stillede spørgsmål
Skal alle teammedlemmer bruge præcis den samme signatur?
Opbygning og brandets elementer bør være ens. Personlige felter som navn og titel er naturligt forskellige fra person til person. Tænk på det som én skabelon med variable felter til navn og rolle. WEMASY holder brandet på din hjemmeside på linje via hjemmesidebyggeren, så signaturer og sider fortæller den samme historie.
Hvordan håndterer teams opdatering af signaturer efter et nyt brand?
Offentliggør den nye skabelon med en frist og kontrollér, at den er fulgt, med en testmail fra hver aktiv postkasse. Fjern gamle logofiler fra fælles drev, så folk ikke tager forældede filer. Regler for formatering findes i formatering af blokken med e-mailsignaturen.
Ødelægger mobile enheder ensartetheden i signaturer?
Mobile klienter fjerner nogle gange billeder eller ændrer størrelsen på opsætningen. Test signaturer på telefon og computer, før du ruller dem ud i hele teamet. Vejledning om HTML fra HTML-signaturer i e-mail hjælper med at mindske overraskelser i visningen.
Hvilke felter skal stå i hver signatur i teamet?
Medtag som minimum fulde navn, rolle, firmanavn, én telefon eller anden vej til kontakt og din hjemmesides adresse. Tilføj kun felter, du holder opdaterede. Den fulde liste findes i hvad en e-mailsignatur bør indeholde.
Hvem godkender undtagelser fra signaturen?
Markedsføring eller den, der ejer brandet, bør godkende enhver ændring af opsætning, ekstra ansvarsfraskrivelse eller regional variant. Undtagelser fra sag til sag nedbryder ensartetheden på få uger. Skriv, hvem der godkender, ind i teamets e-mailpolitikker.
Hvilke fejl i signaturer skader troværdigheden mest?
Ødelagte billeder, tastefejl i firmanavnet og private mailadresser i bunden underminerer hurtigt tilliden. Se fejl i e-mailsignaturer, du bør undgå, før du offentliggør en skabelon til hele teamet.