Den ene kunde gemmer bekræftelsesmailen og lægger aftalen i sin kalender. Den anden lukker fanen, glemmer datoen og dukker op på den forkerte dag. Samme bookingsystem. Meget forskelligt resultat.
En bookingbekræftelse er broen mellem et klik på reserver og at møde op. Det er enhver besked eller skærm, der fortæller kunden, at tiden er sat af, og gentager de vigtigste oplysninger. Det kan være en mail, en sms, en tak-side på skærmen eller alle tre dele. Når du forstår, hvad en bookingbekræftelse er, kan du lave kontaktpunkter, der giver færre udeblivelser og færre opkald. Sådan virker det.
Hvad er en bookingbekræftelse
En bookingbekræftelse er en transaktionsbesked, der sendes, når en reservation har fået status som bekræftet. Den svarer på tre spørgsmål: gik min booking igennem, hvornår er den, og hvad skal jeg vide, før jeg kommer.
Den er ikke en reklamemail. Kunden har allerede handlet. Bekræftelsen bekræfter handlingen og fortæller, hvad der sker derefter.
De fleste bekræftelser har dato, tidspunkt, ydelse eller værelsestype, sted, bookingnummer og links til at flytte eller aflyse. Valgfrie afsnit kan handle om forberedelse, en oversigt over betalingen og links til at føje tiden til kalenderen.
Sådan modtager kunden en bookingbekræftelse
Mail er den mest almindelige kanal. Kunden får en optegnelse, der kan søges i, og som kan videresendes eller findes igen flere uger senere. God tekst er beskrevet i sådan skriver du en bookingbekræftelse pr. mail.
Bekræftelsen på skærmen kommer lige efter betalingen. Tak-siden bør afspejle mailen, så kunden ser de samme oplysninger, før kunden forlader din hjemmeside.
Bekræftelser pr. sms passer til virksomheder, hvor kunderne bruger mobilen mest og forventer en kort tekst med dato, tidspunkt og adresse. De supplerer mailen i stedet for at erstatte den ved mere komplicerede bookinger.
Nogle systemer sender også beskeder til personalet. Interne beskeder hjælper teamet med at forberede sig uden at vise private noter til kunden.
Hvorfor bookingbekræftelser betyder noget for kundeoplevelsen
Bekræftelser mindsker utryghed. Online booking føles uhåndgribelig, indtil en besked beviser, at reservationen er rigtig. Tavshed efter betalingen er den hurtigste vej til at miste tilliden.
De giver færre henvendelser til support. Når dato, tidspunkt og sted bliver gentaget tydeligt, er der færre, der ringer for at dobbelttjekke noget, de allerede har skrevet.
De sænker antallet af udeblivelser. Kalenderlinks og påmindelser, der starter fra en bekræftet booking, holder aftalen synlig i kundens hverdag.
De sætter tonen for besøget. Varmt og tydeligt sprog i en bekræftelse viser en veldrevet virksomhed. Sjuskede eller forsinkede beskeder siger det modsatte, længe før kunden træder ind ad døren.
Modul to gennemgår, hvordan du bygger bekræftelser fra bunden, i sådan opretter du en bookingbekræftelse pr. mail og sådan opretter du en skabelon til bekræftelsesmails. Næste emne i dette modul er sådan skriver du sms-påmindelser, de opfølgende beskeder, der får kunderne tilbage på dagen for besøget.
Ofte stillede spørgsmål
Er en bookingbekræftelse det samme som en kvittering?
En bekræftelse beviser, at reservationen er sat af. En kvittering beviser, at betalingen er modtaget. Mange virksomheder samler begge dele i én mail, når betalingen sker ved bookingen. Til ordrer uden en aftalt tid kan du læse om skabeloner til ordrebekræftelser senere i dette modul.
Skal ventende bookinger have en bekræftelse?
Ventende forespørgsler skal have en anden type besked, for eksempel "forespørgsel modtaget" i stedet for "booking bekræftet". Hvis du blander statusser i én skabelon, ved kunden ikke, om tiden er sat af.
Hvor hurtigt skal en bookingbekræftelse komme?
Inden for få sekunder efter, at status er bekræftet, er det, kunderne forventer. Forsinkelser på mere end et par minutter giver dobbeltbookinger og opkald, hvor kunden spørger, om det første forsøg virkede.
Kan min hjemmeside sende bekræftelser uden et ekstra værktøj?
En bookingside, der er koblet til din hjemmeside, kan sende bekræftelser automatisk. WEMASY kobler bookingforløb, du bygger i hjemmesidebyggeren, til bekræftelsesmails i dit design, så bookinger fra nettet får samme behandling som reservationer pr. telefon.
Hvad er forskellen på en bookingbekræftelse og en påmindelse?
Bekræftelser sendes lige efter bookingen for at vise, at reservationen findes. Påmindelser sendes tættere på aftalen for at modvirke, at kunden glemmer den. Modul tre dækker påmindelser i sådan mindsker påmindelser udeblivelser.
Skal bekræftelser have en kalendervedhæftning?
Et link eller en vedhæftning, der føjer tiden til kalenderen, hjælper kunden med at gemme aftalen sammen med alt det andet. Et klik til kalenderen er en af de nemmeste måder at mindske udeblivelser på i en bekræftelse.