Der er fire tomme stole i venteværelset klokken 9. To patienter glemte det. Én skrev den forkerte dag i kalenderen. Én fik aldrig en bekræftelse, fordi receptionen ikke nåede det i går eftermiddags. Din sygeplejerske har allerede afsat en time, som ingen bruger.
En tjeneste med påmindelser om lægetider lukker det hul. Det er et automatisk system til beskeder, der sender påmindelser i god tid før patienternes besøg pr. sms, mail eller telefonopkald. Værktøjer til påmindelser i sundhedssektoren kobles til din kalender, så beskeder udløses uden at personalet skal kopiere lister over aftaler ind i et regneark. Her er, hvad den gør, hvordan den adskiller sig fra påmindelser, som personalet ringer ud selv, og hvorfor klinikker ser den som en fast del af driften og ikke som et fint ekstra.
Hvad er en tjeneste med påmindelser om lægetider?
En tjeneste med påmindelser om lægetider er et automatisk system, der giver patienterne besked om kommende aftaler. Den henter datoer og tidspunkter for besøg fra din software til tidsbestilling og sender bekræftelser og påmindelser efter en fast plan.
Beskederne sendes typisk, når tiden bliver booket, igen en uge før og igen en eller to dage før besøget. Patienterne kan bekræfte, aflyse eller bede om at flytte tiden via et svarlink eller en knap.
Tjenesten mindsker manuelt telefonarbejde i receptionen. Personalet kan koncentrere sig om patienterne i huset i stedet for at jagte dem, der endnu ikke er kommet.
Hvorfor klinikker bruger automatiske påmindelser
Udeblivelser koster klinikker rigtige penge og spilder behandlernes tid. En tabt tid kan ikke altid fyldes op med kort varsel. Tjenester med påmindelser mindsker antallet af udeblivelser uden at øge antallet af ansatte.
Patienter glemmer. Hverdagen er travl. En sms to dage før besøget fanger de fleste ærlige fejl, før de bliver til tomme stole.
Tjenester med påmindelser gentager også vejledning til forberedelse. Prøver, hvor man skal faste, pause med medicin og krav om dokumenter hører til i beskeden, så patienterne kommer forberedt. Det bredere argument findes i sådan mindsker påmindelser udeblivelser.
Hvordan påmindelser hænger sammen med tidsbestilling
Gode påmindelser læser fra den samme kalender som dit bookingsystem. Når en patient flytter sin tid online, opdateres planen for påmindelser automatisk. Manuelle lister kommer ud af takt på en uge.
Lægepraksis bruger ofte først særskilte værktøjer til tidsbestilling og lægger så automatik til påmindelser oven på. Læs hvad er en tidsbestilling til lægepraksis om det lag af planlægning, påmindelserne bygger på.
Opbygningen af skabelonerne betyder lige så meget som tidspunktet. Tydelige beskeder indeholder dato, tidspunkt, sted, navnet på behandleren og vejledning til afbud. Kapitlet om skabelon til påmindelser om aftaler dækker opbygningen af beskeder.
Det sætter klinikker op først
1. Rækkefølge og tidspunkter for påmindelser
Start med en sms 48 timer før og en mail samme uge. Tilpas efter mønstrene for udeblivelser hos dine patienter.
2. Bekræftelse begge veje
Lad patienterne bekræfte eller aflyse med ét tryk. Afbud frigiver tiden hurtigere til patienter på ventelisten.
3. Vejledning til forberedelse efter type besøg
Blodprøver, billeddiagnostik og forberedelse til indgreb kræver forskelligt indhold i beskeden. Knyt påmindelserne til typen af besøg, så vejledningen er rigtig.
4. Indhold, der passer på privatlivet
Hold sms-påmindelser generelle. Skriv dato og klinikkens navn uden følsomme oplysninger om diagnose i selve beskeden.
Ofte stillede spørgsmål
Virker sms-påmindelser til lægetider?
Sms'er når patienterne hurtigere end mail ved påmindelser samme dag og dagen før. De fleste patienter læser sms'er inden for få minutter. Kombiner sms og mail, så du når patienter, der foretrækker den ene eller den anden kanal.
Hvordan adskiller en tjeneste med påmindelser om lægetider sig fra et system til påmindelser til patienter?
Begreberne overlapper. En tjeneste med påmindelser lægger vægt på udgående beskeder. Et system til påmindelser til patienter kan også have chat begge veje og kampagner for at få patienter til at booke igen. Læs hvad er et system til påmindelser om aftaler til patienter for billedet af hele systemet.
Kan patienter booke og få påmindelser via den samme hjemmeside?
Ja. Kobl tidsbestilling og påmindelser sammen i ét system, så beskederne følger med. Med WEMASY kan du udgive bookingsider til patienter via hjemmesidebyggeren og udløse automatiske påmindelser i det samme forløb.
Hvad skal en sms-påmindelse om en lægetid indeholde?
Skriv dato og tidspunkt for aftalen, klinikkens navn, adresse og et link til at bekræfte eller aflyse. Undgå oplysninger om diagnose i selve teksten. Følg sådan skriver du sms-påmindelser til aftaler for eksempler på formuleringer.
Erstatter automatiske påmindelser opkald fra receptionen for at bekræfte?
Automatik tager sig af rutinemæssige påmindelser i stor skala. Personalet ringer stadig til patienter med høj risiko for at udeblive eller ved komplicerede krav til forberedelse. De fleste klinikker flytter telefontiden fra masseudsendelser til enkeltsager, hvor der er brug for en menneskestemme.
Hvordan virker systemer med automatiske påmindelser bag kulisserne?
Systemet holder øje med din kalender og sender beskeder, når hvert besøg kommer inden for et fastsat tidsrum. Læs hvad er et automatisk system til påmindelser om aftaler for den tekniske gennemgang.