Mandag morgen havde din receptionist planlagt at ringe til alle patienter med en tid onsdag. Ved middagstid var venteværelset fyldt, og tre påmindelsesopkald blev aldrig til noget. To af de patienter udeblev. Medarbejderen gjorde ikke noget forkert. Det var arbejdsgangen, der var forkert.
Et automatisk system til aftalepåmindelser løser den flaskehals. Automatiske påmindelser udløses af begivenheder i kalenderen i stedet for af, hvad personalet husker. Når en booking kommer ind, planlægger systemet sms eller e-mail med de mellemrum, du har valgt. Automatiske påmindelser tilpasser sig af sig selv, når kunder flytter deres tid. Her er, hvordan automatikken virker, og hvor den passer ind i din booking.
Hvad er et automatisk system til aftalepåmindelser?
Et automatisk system til aftalepåmindelser er en motor med regler, der er koblet til din kalender. Reglerne bestemmer, hvornår beskeder sendes, hvilken skabelon der bruges, og hvilken kanal der foretrækkes.
Automatiske påmindelser sendes uden daglig indsats fra personalet. Bekræftelser kan gå ud med det samme efter bookingen. Påmindelser følger fireogtyve eller otteogfyrre timer før besøget.
Systemet stopper også beskeder, når aftaler aflyses. Så undgår du den pinlige sms om et besøg, som kunden allerede har fjernet.
Sådan adskiller automatiske påmindelser sig fra manuelle
Manuelle påmindelser afhænger af, hvor meget tid personalet har. På travle dage springer man opkald med lav prioritet over. Automatik behandler alle bookinger ens.
Automatik giver ens formuleringer. Kunderne får de samme tydelige oplysninger hver gang, så der er mindre forvirring om sted eller forberedelse.
Det bliver muligt at lave rapporter. Du ser antal afsendelser, bekræftelser og fejl ét sted i stedet for at gætte på, hvem der blev ringet til.
Den personlige kontakt har stadig en rolle ved vigtige eller komplekse sager. Automatikken tager de rutineprægede opgaver, så personalet kan fokusere på undtagelserne.
Sådan bygger du et automatisk forløb for påmindelser
Start med skabeloner fra sådan laver du en skabelon til aftalepåmindelser. Automatik uden en god tekst sender bare dårlige beskeder hurtigere.
Forbind alle bookingkanaler til én kalender. Hjemmeside, telefon og bookinger i skranken skal alle skabe de samme udløsende begivenheder. En samlet kalender fra sådan sætter du online tidsbestilling op understøtter det.
Beslut, hvad der sker, når en kunde ikke svarer. Hvis kunden ikke bekræfter efter to påmindelser, så marker bookingen til opfølgning fra personalet i stedet for at sende en fjerde ens sms.
Gennemgå resultaterne hver måned. At flytte tidspunktet for afsendelse med nogle få timer forbedrer nogle gange bekræftelserne mere end en ny tekst.
Teams i sundhedssektoren med strengere krav til privatlivet bør læse hvad er et system til påmindelser til patienter som det næste for hensyn, der gælder netop jeres branche.
Ofte stillede spørgsmål
Erstatter et automatisk system til påmindelser alle telefonopkald?
Automatik klarer de almindelige påmindelser ved de fleste bookinger. Personalet bør stadig ringe, når besøg kræver særlig koordinering, som forberedelse til en operation eller hensyn til handicap. Målet er at frigøre tid ved telefonen, ikke at fjerne al menneskelig kontakt.
Kan jeg tilpasse automatiske påmindelser efter type ydelse?
Gode systemer sender forskellige skabeloner efter ydelse, behandler eller kundetype. En tandrensning for en ny patient og en almindelig kontrol bør ikke have helt ens beskeder, hvis forberedelsen er forskellig.
Hvad sker der, hvis automatiske påmindelser ikke bliver sendt?
Logs over afsendelser viser fejl, der skyldes dårlige numre, blokeringer hos teleselskabet eller fejl i skabeloner. Sæt advarsler op for mange fejl, så personalet opdager problemer før dagen. Nye forsøg hjælper ved midlertidige forsinkelser hos teleselskabet.
Hvordan passer WEMASY ind i automatiske forløb for påmindelser?
Bookinger fra hjemmesiden skal have en pålidelig vej ind i din kalender. Med WEMASY kan du udgive bookingforløb i hjemmesidebyggeren, så automatiske påmindelser udløses af de samme data, som dit team bruger hver dag.
Er automatiske påmindelser det samme som kampagner på sms?
Påmindelser om eksisterende aftaler har et andet formål end salgsbeskeder. Reglerne om samtykke og framelding er forskellige. Hold forløb for påmindelser adskilt fra lister til markedsføring, så du følger reglerne og undgår irriterede kunder.
Hvad skal jeg læse næste gang om automatiske påmindelser?
Se sådan bruger du en app til aftalepåmindelser om opsætningen af værktøjet. Læs derefter sådan mindsker påmindelser udeblivelser, hvis du endnu ikke har læst om forretningsgrundlaget.