Hvem sender dine påmindelser i dag? Er det receptionisten mellem to kunder, eller ingen, fordi dagen blev for travl? Når påmindelser afhænger af den, der har en fri hånd, hører kunder med aftaler om eftermiddagen ofte slet ikke noget.
En app til aftalepåmindelser fjerner det lotteri. Softwaren holder øje med din kalender og sender beskeder på de tidspunkter, du bestemmer. Opsætningen kobles som regel til din bookingkalender, henter kundernes kontaktoplysninger og bruger de skabeloner, du allerede har lavet. Her er, hvordan du bruger en, uden at lave en ekstra kalender, som dit personale skal passe.
Hvad en app til påmindelser gør
Apps til påmindelser sidder mellem din kalender og dine kanaler til beskeder. Når en booking er bekræftet, sætter appen påmindelser i kø til senere. Når tiden kommer, sender den sms eller e-mail uden manuel handling.
De fleste apps logger også, om beskeden er leveret. Du kan se, hvilke beskeder der nåede frem, hvilke der røg tilbage, og hvilke kunder der bekræftede med et link i svaret.
Nogle apps står alene. Andre er moduler i større værktøjer til tidsbestilling. Selvstændige apps virker, når din kalender allerede ligger et andet sted. En påmindelsesfunktion i samme værktøj giver færre fejl i synkroniseringen, fordi bookinger og beskeder deler én database.
Sådan sætter du en app til påmindelser op
Trin ét: forbind din kalender eller dit system til tidsbestilling. Importér de bookinger, du har, eller start forfra, så alle fremtidige aftaler kommer i køen til påmindelser automatisk.
Trin to: importér eller tjek kundernes telefonnumre og e-mailadresser. Ugyldige numre spilder afsendelser og irriterer kunder, der aldrig får beskeden.
Trin tre: tilføj dine skabeloner fra sådan laver du en skabelon til aftalepåmindelser. Knyt felterne til bookingens oplysninger, så navne og tider bliver udfyldt rigtigt.
Trin fire: bestem tidspunkterne. Almindelige valg er toogtres timer, fireogtyve timer og to timer før start. Tilpas dem efter dine mønstre i udeblivelser.
Trin fem: lav testbookinger med dine egne kontaktoplysninger. Tjek format, links og tidszoner, før kunderne får rigtige beskeder.
Sådan bruger du apps til påmindelser uden at overvælde kunderne
Sæt en grænse for antallet af beskeder pr. aftale. Tre påmindelser med god afstand slår seks ens beskeder samme morgen.
Respektér ønsker om at framelde sig med det samme. Kunder, der siger nej til sms, skal stadig få e-mail, hvis de ønsker det, og ingenting, hvis de har fravalgt det hele.
Gennemgå rapporterne hver måned. Flere beskeder, der ryger tilbage, eller færre, der bekræfter, tyder på, at skabelonerne er slidt op, eller at kontaktoplysningerne er dårlige.
Apps til påmindelser virker bedst sammen med grundlaget fra hvad er software til tidsbestilling. Når du er klar til fuld automatik, så læs hvad er et automatisk system til aftalepåmindelser som det næste.
Ofte stillede spørgsmål
Har jeg brug for en særskilt app til påmindelser, hvis jeg allerede har software til tidsbestilling?
Mange værktøjer til tidsbestilling har påmindelser indbygget. En særskilt app giver mening, når din kalender ligger ét sted, og funktionerne til beskeder er svage. Undgå at sende dobbelt ved at slå påmindelserne fra i det ene system.
Kan apps til påmindelser sende både sms og e-mail til den samme aftale?
Forløb med flere kanaler er almindelige. E-mailen rummer lange forklaringer om forberedelse, mens sms'en er et kort puf samme dag. Lad kunderne vælge en foretrukken kanal, hvis det er muligt, så du undgår dobbelte beskeder.
Hvordan håndterer apps til påmindelser flyttede aftaler?
En app, der er godt koblet på, annullerer ventende beskeder til den gamle tid og planlægger nye, når bookingen ændres. Test forløbet for flytning under opsætningen, for forældede påmindelser forvirrer hurtigt kunderne.
Kan jeg bruge en app til påmindelser sammen med bookinger fra min WEMASY-hjemmeside?
Forbind dit forløb for påmindelser med den kalender, der modtager onlinebookinger. Med WEMASY kan du udgive sider til tidsbestilling i hjemmesidebyggeren, så bookinger fra hjemmesiden havner i den kø, din app holder øje med.
Er der lovkrav til at sende påmindelser som sms?
Virksomheder skal generelt have samtykke, før de sender kunderne markedsføring på sms. Påmindelser om eksisterende aftaler følger andre regler end salgsbeskeder. Notér samtykket ved booking, og skriv, hvordan man melder sig fra, ind i skabelonerne.
Hvad skal jeg læse, når jeg har sat en app til påmindelser op?
Fortsæt med sådan sender du påmindelser som sms for detaljer om afsendelsen. Teams i sundhedssektoren bør også læse hvad er et system til påmindelser til patienter.