Din vært styrer 42 borde fordelt på to spisesale. En almindelig fredag kommer 65 reservationer ind inden kl. 17. Gæster uden reservation fylder hullerne. Tre selskaber venter, to borde sidder fast i dessert, og en reservation kommer 20 minutter for tidligt. Én skærm skal fortælle sandheden om det hele.
Den ene kilde til sandheden er det, et bordstyringssystem giver dig. Et bordstyringssystem er et digitalt værktøj, der tegner din bordplan, følger status for hvert bord i realtid, forbinder reservationer med fysiske pladser og hjælper værter med at give præcise bud på ventetid. Det gør bordstyring til et fælles overblik, som alle på vagt kan aflæse med et blik. Her ser du, hvad sådanne systemer kan, og hvornår din restaurant har brug for et.
Hvad er et bordstyringssystem?
Et bordstyringssystem er software, der viser indretningen af din spisesal og opdaterer bordenes status, mens servicen skrider frem. Værterne ser, hvilke borde der er ledige, hvilke der er reserveret, hvilke der er midt i måltidet, og hvilke der snart skal betale. Reservationer fra telefon, gæster uden reservation og nettet vises på den samme skærm.
Systemet erstatter bordplaner på papir og mundtlige beskeder mellem værtspulten og lederne i salen. I stedet for at råbe på tværs af lokalet tjekker personalet ét dashboard. I stedet for at viske navne ud og skrive dem igen trykker de på et bord for at ændre status.
Hvilke funktioner betyder mest
1. Interaktiv bordplan
Din rigtige bordplan vises på skærmen med numre, kapacitet og sektioner. Med træk og slip kan værterne hurtigt placere selskaber.
2. Opdateringer af status i realtid
Bordene skifter farve eller tekst, når de går fra ledigt til siddende til afrydning. Lederne ser flaskehalse uden at gå rundt i hele salen.
3. Samspil med reservationer
Bookinger fra din reservationsstyring dukker op på bordplanen på det rigtige tidspunkt. Værten skal ikke indtaste igen, hvad reservationssystemet allerede har registreret.
4. Styring af venteliste
Selskaber uden reservation kommer i en digital kø med ventetid baseret på faktiske tal for bordenes omsætning, ikke på gætværk.
5. Tal for bordenes omsætning
Historiske data viser den gennemsnitlige spisetid efter dag, selskabets størrelse og sektion. Bedre skøn giver færre vrede ventetider og færre tomme borde.
Hvornår du skal gå fra papir til et system
Papir og blyant fungerer, når du har en håndfuld borde og kender alle stamgæster ved navn. Vendepunktet kommer som regel med ét af disse tegn: mere end 30 borde, mere end 40 reservationer pr. servering, flere spisesale eller hyppige konflikter mellem reservationer og gæster uden reservation.
Et bordstyringssystem mindsker også tiden til oplæring. Nye værter lærer den digitale bordplan på én vagt i stedet for at lære en leders håndskrevne forkortelser udenad.
Restauranter, der vil sammenligne værktøjer, kan læse vores kapitel om bordstyringssoftware til restauranter, som forklarer, hvordan særlige værktøjer til gæstfrihed adskiller sig fra almindelige bookingsystemer.
Ofte stillede spørgsmål
Erstatter et bordstyringssystem et reservationssystem?
Nej. Reservationssystemer håndterer bookinger før servering. Bordstyringssystemer håndterer placeringen af gæster under servering. De bedste løsninger forbinder begge dele, så reservationerne automatisk havner på bordplanen.
Hvor mange kuverter kan jeg styre uden et bordstyringssystem?
Mange små restauranter med under 20 borde klarer sig fint med en reservationsliste og en bordplan på papir. Når du jævnligt sætter mere end 80 kuverter pr. servering med både reservationer og gæster uden reservation, tjener digital opfølgning sig hjem i færre fejl.
Kan et bordstyringssystem forhindre dobbeltbooking?
Når reservationer er knyttet til bestemte borde eller sektioner, blokerer systemet for, at et booket bord gives til et andet selskab. Det forhindrer dobbeltbooking i salen, selv når reservationslisten ser rigtig ud.
Skal jeg lade kunder booke borde gennem min hjemmeside?
Reservationer online mindsker antallet af opkald og fylder borde i stille perioder. Med WEMASY kan du tilføje en bookingside til din restaurants hjemmeside gennem hjemmesidebyggeren, så reservationer fra nettet kommer ind i din daglige kalender.
Hvilke tal bør jeg gennemgå efter hver servering?
Tjek den gennemsnitlige tid pr. bord, antal udeblivelser, hvor mange fra ventelisten der får et bord, og hvilke borde der stod tomme længst. Mønstre fra uge til uge viser, om du har brug for flere reservationer, hurtigere omsætning eller justerede sektioner.
Hvordan adskiller et bordstyringssystem sig fra bordstyringssoftware?
Begreberne overlapper i hverdagen. Nogle virksomheder siger "system" om hele den forbundne løsning og "software" om selve programmet. Vores kapitel om bordstyringssoftware forklarer de funktioner, du bør vurdere.