Du har annonceret en workshop for tredive personer. Tilmeldingerne kommer ind via mail, et betalingslink og et regneark, som nogen har startet i receptionen. På dagen har du enogfyrre navne, tolv ubetalte måske'er og intet klart svar på, om du stadig kan sælge tre pladser mere.
Et eventbookingsystem erstatter det kaos med én kasse. Det er et reservations- og tilmeldingsværktøj, der sælger billetter til en bestemt dato og tid, holder kapaciteten og gemmer deltagernes oplysninger til check-in. Eventbooking passer til workshops, seminarer, koncerter og kurser med billet, hvor mange deltager i den samme session. Her kan du se, hvad et eventbookingsystem gør, og hvornår det passer bedre end almindelig tidsbestilling.
Hvad er et eventbookingsystem?
Et eventbookingsystem er software, der styrer billetsalg og tilmelding til events på faste tidspunkter. Det tæller, hvor mange pladser der er solgt, modtager betaling og sender bekræftelser med oplysninger om eventet.
Hvert event har en dato, et starttidspunkt, et sted, en kapacitetsgrænse og en billetpris. Når grænsen er nået, lukker tilmeldingen, eller den går over til en venteliste.
Deltagernes oplysninger kommer ind i en liste, som dit team bruger ved check-in. Navne, mailadresser, billettyper og egne spørgsmål forbliver knyttet til hver tilmelding.
Sådan adskiller eventbooking sig fra tidsbestilling
Tidsbestilling giver én kunde til én udbyder for en ydelse. Eventbooking giver mange deltagere til én fælles session med et fast starttidspunkt.
Kapaciteten bygger på antal personer og ikke på udbyder. En yogaworkshop for fyrre og et forretningsseminar for to hundrede bruger den samme tilmeldingsmodel, selv om eventene slet ikke ligner hinanden.
Den forskel er beskrevet i reservationer eller aftaler. Eventbooking ligger klart på reservationssiden.
Funktioner, som arrangører sætter op først
1. Billettyper og prisniveauer
Sælg early bird-, standard- og VIP-billetter med forskellige priser og fordele. Hvert niveau kan have sin egen kapacitetsgrænse inden for eventets samlede grænse.
2. Tilmeldingsformularer med egne felter
Spørg om kostønsker, firmanavn eller valg af session i kassen. Hold antallet af obligatoriske felter lavt, så flere gennemfører. Byg formularerne ud fra rådene i sådan laver du en tilmeldingsformular til events.
3. Betaling ved tilmelding
Tag betaling i kassen, så deltagelsen er bindende. Gratis events har også gavn af tilmelding til at styre kapaciteten og sende påmindelser.
4. Bekræftelsesmails og kalenderinvitationer
Send en bekræftelse med det samme med dato, tid, sted og hvad man skal have med. Tilføj et link til kalenderen, så deltagerne ikke glemmer det.
Turarrangører, der sælger grupper på faste tidspunkter, bruger en lignende kapacitetslogik. Se hvad er booking-software til ture, hvis dine events er guidede oplevelser og ikke samlinger med siddepladser.
Ofte stillede spørgsmål
Kan et eventbookingsystem håndtere gratis events?
Gratis events har stadig brug for tilmelding for at begrænse antallet og samle kontaktoplysninger til påmindelser. En kasse til nul kroner bekræfter en plads uden betaling og holder kapaciteten korrekt.
Hvad er forskellen på eventbooking og eventtilmelding?
Begreberne overlapper. Eventbooking handler mest om billetsalg og kapacitet. Eventtilmelding handler mest om at samle deltagernes data. De fleste værktøjer klarer begge dele i samme kasse.
Hvordan sælger jeg billetter til events på min hjemmeside?
Lav en eventside med beskrivelse, program og en tilmeldingskasse. Med WEMASY udgiver du siden i hjemmesidebyggeren og forbinder billetsalget med din deltagerliste.
Skal tilmeldingsformularer være i ét trin eller flere?
Korte events med få spørgsmål fungerer som formularer i ét trin. Længere tilmeldinger med mange egne felter virker bedre i flere trin. Læs formularer i ét trin eller flere trin for at se, hvornår du bør dele felterne op.
Hvordan virker ventelister til udsolgte events?
Deltagerne kommer på en venteliste, når kapaciteten er fyldt. Hvis nogen afmelder sig, får den næste automatisk besked om at tage pladsen. Ventelister henter omsætning hjem fra sene afbud.
Kan ét eventbookingsystem styre tilbagevendende events?
Tilbagevendende workshops og ugentlige kurser bruger den samme skabelon med nye datoer. Hver afholdelse har sin egen kapacitetstæller, men deler indstillingerne for tilmeldingsformularen. Se hvad er en bookingkalender for at se, hvordan tilbagevendende planer vises offentligt.