Manuelle sms-påmindelser kan ikke følge med, når der er mere end omkring et dusin aftaler om dagen. Når dit team kopierer den samme besked ind i femten samtaler, er der snart nogen, der sender den forkerte tid til den forkerte kunde.
Automatisk afsendelse løser det problem. Et forløb, der sender sms-påmindelser, henter oplysninger fra bookingen, fletter dem ind i din skabelon og sender beskeder efter en plan, du bestemmer. Et eksempel på en sms kan lyde sådan: Påmindelse: Din klipning hos Studio Nine er fredag kl. 16, Hovedgaden 88. Svar B for at bekræfte. Her er, hvordan du sender sådanne beskeder sikkert fra opsætning til lancering.
Hvad du skal bruge, før du sender sms-påmindelser
Grundlaget er en kalender eller et system til tidsbestilling med rigtige telefonnumre til kunderne. Dårlige kontaktdata giver afsendelser, der ryger tilbage, og vrede kunder, som aldrig fik en påmindelse.
Skrevne skabeloner kommer næste gang. Brug mønstrene fra sådan skriver du påmindelser som sms, og gem dem i skabeloner til aftalepåmindelser.
En kanal til at sende sms'er fuldender opsætningen. Den kan være bygget ind i dit værktøj til tidsbestilling eller koblet på via en app til påmindelser.
Sådan sender du sms-påmindelser trin for trin
Indstil, hvem beskeden kommer fra. Kunderne skal se din virksomheds navn eller et nummer, de kender, og ikke en tilfældig kortkode uden sammenhæng.
Knyt felterne i skabelonen til oplysningerne i bookingen. Kundens navn, dato, tid, ydelse og sted skal udfyldes automatisk ved hver afsendelse.
Bestem reglerne for, hvornår der sendes. Eksempel: send fireogtyve timer før start for alle ydelser og to timer før for de grupper, hvor mange udebliver.
Slå links til at bekræfte eller flytte til, hvor det er muligt. Automatiske sms-påmindelser med bekræftelse på ét tryk giver færre tomme tider i sidste øjeblik.
Test først med interne bookinger. Book falske aftaler på forskellige dage og med forskellige ydelser. Tjek, at hver afsendelse sker på det rette tidspunkt og med det rette format.
Gå gradvist live. Start med én ydelse eller én behandlers kalender, før du slår påmindelser til for hele klinikken.
Sådan følger du op på og forbedrer afsendelsen
Følg op på fejl i afsendelsen hver uge. Forkerte landekoder og fastnet, der ikke kan modtage sms, er ofte synderne.
Sammenlign antallet af udeblivelser før og efter automatikken. Hvis det er uændret, så ret tidspunktet eller tilføj en ekstra påmindelse i stedet for at skrive højere.
Hold en manuel mulighed åben. Personalet skal stadig kunne sende en personlig sms, når en vigtig kunde har brug for ekstra opmærksomhed.
Afsendelsen hænger sammen med det større argument for påmindelser i sådan mindsker påmindelser udeblivelser. Vil du have forløb, der kører af sig selv, så se automatiske systemer til aftalepåmindelser som det næste.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg sende sms-påmindelser manuelt uden software?
Manuel afsendelse virker ved meget få aftaler, men går hurtigt i stykker, når bookingerne vokser. Fejl ved kopiering og glemte aftaler koster mere end enkel automatik. Selv en simpel app til påmindelser slår at skrive fra en privat telefon.
Hvad skal et eksempel på en sms-påmindelse indeholde?
Virksomhedens navn, dato, tid, sted eller link og én handling som at bekræfte eller ringe for at flytte tiden. Hold eksemplerne til én skærm. Lange regler hører til i e-mail og ikke i sms.
Hvordan undgår jeg at sende påmindelser om aflyste aftaler?
Afsendelser skal stoppe, når bookingens status ændres. Kalendere, der synkroniserer begge veje mellem din booking på hjemmesiden og værktøjet til påmindelser, forhindrer beskeder om tider, der ikke findes mere. Test aflysninger under opsætningen.
Kan bookinger fra hjemmesiden sende sms-påmindelser automatisk?
Onlinebookinger skal ende i den samme kalender, som dit system til påmindelser holder øje med. WEMASY hjælper dig med at forbinde bookingsider, du har lavet i hjemmesidebyggeren, med automatiske sms-forløb, så hver booking fra nettet får de samme påmindelser som bookinger over telefonen.
Skal jeg sende påmindelser i weekenden til aftaler om mandagen?
Påmindelser om fredagen til besøg om mandagen virker ofte godt, fordi kunderne planlægger deres uge i weekenden. Undgå afsendelser sent om aftenen, der vækker kunderne. Respektér stille timer, medmindre din målgruppe forventer service hele døgnet.
Hvad skal jeg læse næste gang om beskeder om aftaler?
Læs sådan laver du en bekræftelse af en aftale på e-mail for at få hele rækken af beskeder før og efter besøget. Vores blog om tips til at styre bookinger og undgå udeblivelser har praktiske idéer til regler.