Treoghalvfjerds procent af de kunder, der får en tydelig bekræftelse inden for fem minutter efter bookingen, møder op til tiden. Tallet kommer fra servicevirksomheder, der målte udeblivelser før og efter, at de skærpede deres bekræftelser. De virksomheder, der først sendte noget dagen før, så langt svagere resultater.
En bekræftelse af en aftale på e-mail er den første officielle registrering af bookingen. Den lander i indbakken lige efter, at kunden har valgt en tid, og sætter forventningerne, før påmindelserne tager over. En god skabelon har dato, tid, sted, forberedelse og regler for aflysning i et klart sprog. Her er, hvordan du laver indholdet til en bekræftelse, der mindsker usikkerhed og udeblivelser.
Hvad en bekræftelse af en aftale skal indeholde
Emnelinjen fortæller klart, hvad mailen handler om. Bekræftet: din tid tirsdag den 8. april er bedre end et vagt Din booking er klar.
Første linje takker kunden og gentager de vigtigste oplysninger. Navn, ydelse, behandler, dato, tid og adresse eller videolink hører til øverst.
Afsnittet om forberedelse lister, hvad kunden skal medbringe, hvor tidligt kunden skal komme, og hvilke formularer kunden skal udfylde på forhånd. Link til formularer i stedet for at lægge følsomme data ind i selve mailen.
Afsnittet om regler dækker frister for aflysning, muligheder for at flytte tiden og gebyr for udeblivelse i to eller tre sætninger. Kunderne skal ikke lede efter reglerne på din hjemmeside, når de har booket.
En vedhæftet kalenderfil eller en knap til at lægge tiden i kalenderen hjælper kunderne med at gemme besøget i deres egen kalender med det samme.
Sådan bygger du en skabelon til bekræftelse af en aftale
Skriv én hovedskabelon med felter til de dynamiske oplysninger. Kundens navn, ydelse, behandler, dato, tid og sted skal flettes ind automatisk fra bookingen.
Lav varianter til nye og gamle kunder. Nye kunder har brug for vejen til parkering og links til formularer. Gamle kunder har brug for en kortere besked.
Tilpas tonen til dit brand. En børneklinik lyder anderledes end et rådgivningsfirma, men begge bør vælge det klare frem for det smarte.
Test, hvordan mailen ser ud på mobilen. De fleste kunder åbner bekræftelsen på telefonen først. Opbygning i én kolonne og store knapper til links betyder meget.
Sådan hænger bekræftelser sammen med påmindelser
Bekræftelser svarer på, hvad jeg har booket, lige efter handlingen. Påmindelser gentager de samme fakta tættere på dagen. Gentag ikke hvert afsnit. Bekræftelser må gerne være længere. Påmindelser holdes kortere.
Modulet om opsætning gennemgår forløbene i sådan sætter du bekræftelser af aftaler på e-mail op og sådan laver du en bookingbekræftelse på e-mail. Kapitlerne om påmindelser i dette modul tager opfølgningen videre.
Når bekræftelsen virker, så sæt påmindelser til tiden op med skabeloner til aftalepåmindelser, så kunderne hører fra dig ved bookingen og igen, før de kommer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår skal en bekræftelse af en aftale sendes?
Send den med det samme, når bookingen er bekræftet, uanset om kunden bookede online, eller personalet lagde aftalen ind i hånden. Forsinkede bekræftelser skaber tvivl og flere forsøg på at booke to gange. Automatikken skal udløses i løbet af minutter og ikke timer.
Skal bekræftelser bede kunderne om at bekræfte deres booking?
En handling til at bekræfte eller lægge tiden i kalenderen styrker forpligtelsen uden at virke påtrængende. Nogle klinikker beder kunderne udfylde formularer i den samme mail. Hold de nødvendige handlinger til én eller to, så mailen er let at skimme.
Hvordan adskiller en skabelon til bekræftelse sig fra en skabelon til påmindelse?
Bekræftelser glæder sig over bookingen og sætter forventningerne første gang. Påmindelser skubber til kunder, der allerede har sagt ja til at møde op. Fælles felter er fine, men hver skabelon skal have egne emnelinjer og sin egen længde.
Kan jeg sende bekræftelser fra mine bookingsider hos WEMASY?
Bekræftelser skal udløses af det system, der registrerer bookingen. WEMASY hjælper dig med at udgive bookingforløb i hjemmesidebyggeren og koble automatiske beskeder på, der sendes, når kunderne gennemfører en reservation online.
Hvad bør bekræftelser i sundhedssektoren undgå at indeholde?
Kliniske bekræftelser bør have så få følsomme oplysninger som muligt i emnelinjer og forhåndsvisning. Henvis patienterne til en sikker portal til formularer om deres sygehistorie. Læs systemer til påmindelser til patienter for beslægtet praksis om privatlivet.
Hvad skal jeg læse næste gang efter bekræftelser?
Se tidsbestilling i store virksomheder, hvis du styrer flere lokationer. Eller gå tilbage til sådan mindsker påmindelser udeblivelser for at stramme forløbet for opfølgning.