Hvert ubesvaret opkald efter lukketid er en booking, som din konkurrent kan nå at tage, før du overhovedet ved, at nogen forsøgte at få fat i dig.
Telefonpasning med tidsbestilling lukker det hul. Det er en løsning, hvor oplærte medarbejdere tager din virksomheds telefon, noterer opkalderens oplysninger og booker aftaler direkte ind i din kalender efter regler, du selv bestemmer. Kunder, der foretrækker at tale med et menneske, får stadig en tid, uden at de skal vente på, at dit personale kommer tilbage fra frokost. Her er, hvad telefonpasning med tidsbestilling er, og hvornår det giver mening for din virksomhed.
Hvad er telefonpasning med tidsbestilling
Telefonpasning med tidsbestilling kombinerer live telefonbetjening med adgang til kalenderen. Når nogen ringer til din virksomheds nummer, svarer en medarbejder i din virksomheds navn, stiller afklarende spørgsmål, tjekker ledige tider og opretter bookingen i dit bookingsystem.
Det er ikke det samme som en almindelig telefonsvarer. Resultatet er en bekræftet aftale i din kalender og ikke en besked, du skal ringe tilbage på senere.
Medarbejderne følger manuskripter, du giver dem: hvilke ydelser der tilbydes, hvor lange tiderne er, hvilke behandlere der kan bookes, og hvilke oplysninger der skal indsamles, før de bekræfter.
Sådan virker telefonpasning med tidsbestilling
Du giver tjenesten adgang til din kalender eller dit bookingsystem. Medarbejderne ser ledige tider i realtid og undgår at dobbeltbooke den samme tid.
Opkalderen oplyser navn, kontaktoplysninger, ønsket dato og tidspunkt og typen af ydelse. Medarbejderen bekræfter tiden mundtligt og kan udløse en bekræftelse pr. mail eller sms fra dit system.
Dækning uden for åbningstid er den mest almindelige brug. Opkald, der ellers ville ende på telefonsvareren klokken 19, bliver besvaret og omsat til aftaler næste morgen.
Aflastning i travle perioder er den næstmest almindelige brug. Når din reception har travlt med patienter eller gæster, sendes ekstra opkald videre til medarbejdere, som fortsætter med at booke uden at sætte folk i kø.
Onlinebooking betyder stadig noget. Booking pr. telefon supplerer bookingen på din hjemmeside og erstatter den ikke. Modul to dækker opsætningen på nettet i sådan sætter du online tidsbestilling op. Bekræftelser fra bookinger pr. telefon bør bruge de samme skabeloner som bookinger fra nettet, som beskrevet i sådan opretter du en bookingbekræftelse pr. mail.
Hvornår du bruger det, og hvad du skal holde øje med
Sundhedsklinikker, håndværkere og advokatkontorer vælger ofte telefonpasning, fordi folk, der ringer, vil have ro i maven, før de forpligter sig til et besøg.
Gæstfrihed og butikker med meget personlig service bruger det, når gæster ringer med særlige ønsker, som en formular har svært ved at fange.
Kvaliteten afhænger af, hvor tydeligt manuskriptet er. Uklare regler giver forkerte bookinger. Skriv alle ydelser, varigheder, pauser og noter om afbud ned, som medarbejderne har brug for.
Synkronisering er afgørende. Hvis medarbejderne booker ind i en kalender, din hjemmeside ikke kan se, får du dobbeltbookinger. Én fælles kalender er ufravigeligt.
Gennemgå opkaldslogge hver uge. Mønstre i spørgsmål, der blev overset, eller forkerte ydelser fortæller dig, hvor manuskriptet skal strammes op.
Det næste kapitel om virtuel receptionist og booking ser på en lignende model, der ofte blander chat, mail og telefon i ét lag af kundehjælp.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan adskiller telefonpasning sig fra en virtuel receptionist?
Telefonpasning handler om indgående opkald og at tage imod beskeder, ofte med booking som tilføjelse. Virtuelle receptionister klarer typisk en bredere blanding af telefon, chat og mail. Det næste kapitel om virtuel receptionist og booking sammenligner de to modeller.
Kan medarbejderne i telefonpasningen sende bekræftelsesmails?
Medarbejderne bør udløse den samme automatiske bekræftelse, som din hjemmeside bruger. Manuel skrivning giver fejl. Brug de samme skabeloner til bookinger pr. telefon som i sådan skriver du en bookingbekræftelse pr. mail.
Skal jeg stadig tilbyde onlinebooking, hvis jeg bruger telefonpasning?
Ja. Mange kunder vil hellere klare det selv ved midnat uden at tale med nogen. Med WEMASY kan du køre begge kanaler fra én kalender, når du føjer booking til din hjemmeside via hjemmesidebyggeren.
Hvilke oplysninger skal medarbejderne indsamle ved hvert opkald?
Fulde navn, telefonnummer, mail, ønsket ydelse, ønsket dato og tidspunkt og de noter fra indmeldingen, som dit team har brug for før besøget. Brug de samme felter som din bookingformular på nettet, så optegnelserne er ens.
Hvordan undgår jeg dobbeltbookinger mellem telefon og nettet?
Begge kanaler skal skrive til den samme kalender i realtid. Hvis nettet og telefonen bruger hvert sit system, der synkroniserer en gang i timen, vil tider overlappe. Se synkronisering af kalenderen som grundlaget, ikke noget, du klarer til sidst.
Sender telefonpasning også påmindelser om aftaler?
De fleste sender ikke påmindelser, medmindre du sætter automatik op i dit bookingsystem. Tekst og tidspunkt for påmindelser er dækket i modul tre under sådan mindsker påmindelser udeblivelser.