Fakturaen gik ud den første. Den femtende var der stadig intet. Du skrev en brysk "BETALING FORFALDEN"-mail, slettede den og lod beløbet stå endnu en uge, mens du undgik den akavede samtale.
En betalingspåmindelse findes netop til det øjeblik. Det er en opfølgende besked, der sendes, når en kunde skylder penge for en booking, en ydelse eller en ordre, og forfaldsdatoen er overskredet eller nærmer sig. Hvis den er skrevet godt, får du pengene og beholder kunden. Hvis den er dårlig, lyder den som en inkassotrussel, og du mister kunden helt. Sådan skriver du en betalingspåmindelse, som får svar.
Det skal stå i en betalingspåmindelse
Henvis til den oprindelige handel. Fakturanummer, bookingnummer, dato for ydelsen og det skyldige beløb hjælper kunden med at finde sammenhængen i egne papirer.
Skriv forfaldsdatoen tydeligt. "Betalingen skulle være sket den 1. marts" eller "Dit depositum på $150 forfalder inden din aftale den 5. april" fjerner tvivl.
Forklar følgerne uden at true. "Din reservation kan blive frigivet, hvis betalingen ikke er modtaget fredag" er sagligt. Advarsler med store bogstaver virker fjendtlige.
Giv en enkel vej til at betale. Ét link eller én kanal til svar. Besvær ved betalingen er ofte grunden til, at mange påmindelser slet ikke bliver læst.
Sådan skriver du teksten til en betalingspåmindelse
Brug et forløb med tre trin. En venlig påmindelse før forfald, en besked på forfaldsdagen og en sidste opfølgning, før du aflyser en booking eller går videre internt. Hver besked skal lyde lidt mere direkte uden at blive aggressiv.
Besked før forfald: "Hej Alex, en venlig påmindelse om, at dit depositum på $200 til arrangementet den 12. maj forfalder den 28. april. Betal her: [link]. Skriv, hvis du har spørgsmål."
Besked på forfaldsdagen: "Dit depositum til arrangementet den 12. maj skulle være betalt i går. Gennemfør venligst betalingen inden udgangen af ugen, så din reservation bliver holdt: [link]."
Sidste besked: "Vi har ikke modtaget dit depositum til arrangementet den 12. maj. Betalingen skal ske senest fredag, ellers frigiver vi din plads. Kontakt os, hvis du har brug for at ændre din booking."
Tilpas med kundens navn og konkrete oplysninger om bookingen. Generiske tekster om, at du skylder penge, føles automatiske på den værst tænkelige måde.
Depositum og kasse hænger sammen med modul to i sådan sætter du en betalingsløsning til bookinger op. Gennemførte betalinger udløser en anden type besked, som er dækket i skabeloner til ordrebekræftelser.
Valg af kanal og tidspunkt
Mail passer til detaljerede fakturaer med linjer og betalingslinks. Den giver et spor på skrift, som begge parter kan henvise til.
Sms passer til korte påmindelser om depositum, der hører til en kommende aftale. Hold dem på én skærm og link til en betalingsside, der er lavet til mobilen.
Send påmindelser før forfald 3 til 5 dage før fristen. Mange betaler for sent, fordi forfaldsdatoen røg ud af hovedet, ikke fordi de nægter.
Stop påmindelserne med det samme, når betalingen er registreret. Intet forvirrer kunderne mere end en rykker, der kommer, efter de allerede har betalt.
Når en blødere tone passer til din målgruppe, eller beløbet er lille, dækker det næste kapitel sådan skriver du en venlig påmindelse om betaling formuleringer, der bevarer velviljen og stadig får kunden til at handle.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange betalingspåmindelser skal jeg sende?
Tre henvendelser er et almindeligt forløb: før forfald, på forfaldsdagen og en sidste besked før aflysning. Hvis du ikke har fået svar efter mere end fire beskeder, har kunden som regel brug for et opkald og ikke endnu en mail.
Skal betalingspåmindelser nævne gebyr for sen betaling?
Nævn kun gebyr for sen betaling, hvis du faktisk tager det, og kunden har sagt ja til det ved bookingen. Overraskende gebyrer i en påmindelse skader tilliden. Link til dine offentliggjorte betalingsvilkår i stedet for at opfinde bøder i beskeden.
Kan WEMASY automatisere betalingspåmindelser?
Forløb for booking og betaling i WEMASY kan udløse opfølgende beskeder, når depositum ikke er betalt. Kobl kassen på din hjemmeside til via hjemmesidebyggeren, så påmindelserne henviser til den samme booking, kunden oprettede online.
Hvad er forskellen på en betalingspåmindelse og en bookingbekræftelse?
Bekræftelser viser, at en reservation findes, og sendes ofte lige efter bookingen. Betalingspåmindelser jagter penge, der stadig mangler. Se hvad er en bookingbekræftelse om det første kontaktpunkt i kunderejsen.
Skal jeg ringe i stedet for at skrive om forfaldne betalinger?
Et opkald passer, når beløbet er stort, eller kunden ikke har åbnet tre mails. Start med skriftlige påmindelser ved mindre beløb, så begge parter har en klar optegnelse over, hvad der er sagt.
Hvornår skal jeg aflyse en booking på grund af manglende betaling?
Skriv grænsen for aflysning i din sidste påmindelse og følg dine offentliggjorte regler hver gang. Modul fire dækker de tilhørende regler i sådan opretter du en skabelon til regler om afbud.