Problemer med lageret hober sig stille op. En glemt genbestilling her, en overbooket vare der, og før længe udsteder du refusioner, skriver undskyldningsmails og ser tilbagevendende kunder gå andre steder hen. Det koster langt mindre at få et pålideligt system på plads tidligt end at rydde op efter skaden, når det bryder sammen.
Hvad er lagerstyring i en webshop?
Lagerstyring er processen med at følge, hvor mange enheder af hvert produkt du har på lager, hvor hurtigt de sælges, hvornår du skal bestille igen, og hvad der sker med lageret, når ordrer kommer ind og går ud. I en webshop omfatter det også at holde de lagerantal, der vises i din webshop, korrekte, så købere aldrig køber noget, du ikke kan sende.
I sin enkleste form svarer lagerstyring i e-handel på fire spørgsmål, når som helst du spørger. Hvor meget har du? Hvor er det? Hvor hurtigt går det? Hvornår har du brug for mere? En webshop, der pålideligt kan svare på alle fire, har fungerende lagerstyring. En webshop, der ikke kan svare på dem ensartet, arbejder med blinde vinkler, der før eller siden koster et salg.
Indsatsen er anderledes online end i en fysisk butik. I en fysisk butik kan en køber se en tom hylde. Online kan de gennemføre kassen på et produkt, du ikke har. Det er overbooking, og det er værre at rette op på end et tabt salg. Det indebærer en refusion, en forklaring og en skuffet kunde, der nu skal bestille igen noget, de allerede troede var på plads.
Hvordan virker lagersporing?
Lagersporing starter med en optælling. Hvert produkt i dit sortiment har et lagerantal knyttet til sig. Når en køber afgiver en ordre, falder det antal. Når du modtager nye varer, stiger det. Det system, der håndterer det i realtid, er lagersporing.
Manuel sporing bruger et regneark eller en skriftlig log. Hvert salg bliver skrevet ind, hver levering bliver lagt til, og det løbende antal bliver opdateret i hånden. For meget små webshops med få varenumre virker det. Det bryder sammen, når antallet af ordrer stiger, når produkter har flere varianter, eller når du sælger på mere end én kanal, og lageret skal opdateres flere steder på én gang.
Automatisk sporing, som er bygget ind i de fleste webshopsystemer, opdaterer lagerantal i realtid, når ordrer kommer ind. En køber køber en rød t-shirt i størrelse medium. Systemet trækker straks én fra den variants antal. Hvis lageret falder til nul, bliver produktet markeret som utilgængeligt eller udsolgt automatisk. Intet manuelt trin kræves. Det er standardmetoden for enhver webshop med mere end en håndfuld produkter.
Hvad er et bestillingspunkt, og hvordan sætter du et?
Et bestillingspunkt er det lagerniveau, hvor du afgiver en ny ordre hos din leverandør. Det er ikke nul. Når dit lager når nul, har du allerede mistet salg. Bestillingspunktet sættes højt nok til, at nye varer kommer, før du løber tør.
For at regne et bestillingspunkt ud skal du bruge to tal. For det første din gennemsnitlige daglige salgsrate for produktet. For det andet din leverandørs leveringstid, altså hvor mange dage der går fra bestilling til modtagelse. Gang de to tal, og du har det mindste lagerniveau, hvor du skal bestille igen for at undgå et hul.
Læg en sikkerhedsbuffer oveni. Leveringstider fra leverandører er ikke altid præcise. En forsendelse, der skulle komme på syv dage, tager nogle gange ti. Sikkerhedslageret er de ekstra enheder, der dækker dig, hvis leverandøren er forsinket, eller hvis salget pludselig stiger. En almindelig metode er at lægge tre til fem dages gennemsnitligt salg oveni som sikkerhedslager oven i den grundlæggende beregning af bestillingspunktet.
Sæt bestillingspunkter pr. produkt og ikke for hele sortimentet. En bestseller, der går hurtigt, har brug for et meget højere bestillingspunkt end en specialvare, der går langsomt. Gennemgå og justér bestillingspunkter efter sæson, da salgsraten ændrer sig, og regnestykket skal følge med.
Hvordan undgår du overbooking?
Overbooking sker, når en køber køber et produkt, du ikke kan levere, fordi dit system viste et højere lagerantal, end du faktisk havde. Det er næsten altid et problem med synkronisering. Dit faktiske lager og dit systems antal er drevet fra hinanden.
De mest almindelige årsager er manuelle fejl, som at glemme at opdatere lageret, efter at returvarer eller beskadigede varer er fjernet. Det sker også, når du sælger på flere kanaler, og et salg på én kanal ikke straks opdaterer antallet på en anden. Et salg i din egen webshop og et salg på en markedsplads af den samme vare kan, hvis de ikke er synkroniseret i realtid, begge gennemføres, før nogen af kanalerne opdaterer det tilgængelige antal.
At undgå overbooking starter med korrekte antal. Afstem dit fysiske lager med systemets antal efter en fast plan. For webshops med lav mængde kan en gang om måneden fungere. For webshops med høj mængde en gang om ugen eller efter hver stor levering. Hvis du sælger på flere kanaler, så sørg for, at de alle henter fra én lagerkilde og ikke fører hver sit antal.
Du kan også sætte en lagerbuffer i dit system. En buffer på to eller tre enheder betyder, at din webshop viser et produkt som udsolgt, når der stadig er to eller tre enheder tilbage. Det er et sikkerhedsnet, der giver dig tid til at tjekke antal, før de sidste få enheder sælges. Du bytter en lille smule mulig omsætning for en meget lavere risiko for overbooking.
Hvad er forskellen på FIFO og LIFO?
FIFO står for first in, first out. Det betyder, at du sælger det ældste lager først. LIFO står for last in, first out, hvilket betyder, at du sælger det nyeste lager først.
For de fleste fysiske produkter er FIFO den rigtige metode. Produkter, der udløber, forringes eller går af mode, skal sælges i den rækkefølge, de blev modtaget, så ældre varer ikke bliver stående bag nyere for evigt. Et fødevarebrand, et hudplejebrand eller et tøjbrand med sæsonkollektioner har alle brug for FIFO. Den første sending, der blev modtaget, er den første, der sendes.
LIFO bruges i nogle regnskabssammenhænge, men er sjældent den rigtige metode i driften for webshopbrands. Undtagelsen er produkter, hvor tilstanden ikke forringes, og holdbarhed ikke spiller en rolle, som visse varige varer eller digitale varer. Selv da vælger de fleste webshops FIFO, fordi det mindsker risikoen for at sidde med udløbne eller forældede varer.
Hvordan styrer du lageret for produkter med varianter?
Varianter er kombinationerne af størrelse, farve, materiale eller andre valg, der skaber forskellige versioner af det samme grundprodukt. En t-shirt i fem farver og fire størrelser er ét produkt med tyve varianter. Hver variant har sit eget lagerantal, sit eget bestillingspunkt og sin egen salgsrate.
At styre lageret på variantniveau er mere arbejde end at styre det på produktniveau, men det er den eneste metode, der forhindrer, at specifikke varianter bliver udsolgt. Et produkt, der vises som tilgængeligt, kan stadig være udsolgt i den mest populære størrelse eller farve. Når du følger lageret på variantniveau, bliver de huller synlige, før en køber rammer dem.
Saml dine variantdata, når du gennemgår beslutninger om genbestilling. En rød t-shirt i large sælger måske hurtigere end den samme t-shirt i extra small. Sæt egne bestillingspunkter for varianterne af dine bedst sælgende varer, og accepter, at varianter, der sælger lidt, kan styres med en mindre sikkerhedsbuffer. Det mindsker den kapital, der er bundet i langsomme varer, uden at lade dine bedst sælgende varianter stå uden dækning.
Hvordan laver du en lageroptælling eller et lagersyn?
En lageroptælling er et fysisk tjek af, hvad du faktisk har, i forhold til hvad dit system siger, du har. Forskellen mellem de to tal kaldes svind, og den hober sig op af returvarer, der ikke blev behandlet rigtigt, beskadigede varer, der ikke blev afskrevet, tyveri og simple tællefejl.
Fuld lageroptælling
En fuld optælling tjekker alle varer i webshoppens lager på én gang. Det er den mest nøjagtige metode og den, der forstyrrer mest. For webshops med store sortimenter sker en fuld optælling typisk en eller to gange om året, ofte ved udgangen af en regnskabsperiode. Den kræver, at du tæller hvert produkt og hver variant og afstemmer resultatet med systemets antal.
Løbende optælling
Ved løbende optælling tjekker du en del af lageret efter en roterende plan og ikke det hele på én gang. Hver uge eller måned tæller du en anden del af sortimentet. I løbet af et år er hvert produkt talt mindst én gang. Det forstyrrer mindre end en fuld optælling og fanger afvigelser, før de vokser. Det er den foretrukne metode for webshops med store lagre, der ikke kan lukke driften for en fuld optælling.
Stikprøver
Stikprøver er uplanlagte optællinger af bestemte varer med høj værdi eller hurtigt salg. De bliver udløst af et signal, som at et bestillingspunkt nås tidligere end ventet, eller at en kunde klager over, at et produkt var markeret som på lager, da det ikke var tilgængeligt. Stikprøver bekræfter, om systemets antal er korrekt for en bestemt vare, uden at gennemgå hele sortimentet.
Hvad er sikkerhedslager, og hvor meget skal du have?
Sikkerhedslager er det reservelager, du holder over dit mindste driftsniveau for at tage imod uventede stigninger i efterspørgslen eller forsinkelser i forsyningen. Det er lager, du håber ikke at få brug for, men som du vil være glad for at have, når leveringstider skrider, eller et produkt pludselig sælger hurtigere end forventet.
Den rette mængde sikkerhedslager afhænger af, hvor svingende din efterspørgsel er, og hvor pålidelige dine leverandører er. Et produkt med jævnt og forudsigeligt salg og en leverandør, der altid leverer til tiden, har brug for meget lidt sikkerhedslager. Et produkt med ujævnt salg eller en leverandør med svingende leveringstider har brug for mere. Regn sikkerhedslageret ud ud fra den værst tænkelige leveringstid og den højeste salgsrate, du har set i en sammenlignelig periode, og sammenlign det med dit gennemsnitlige scenarie. Forskellen mellem det værste tilfælde og gennemsnittet er nogenlunde det, du har brug for i sikkerhedslager.
Hvis du har for meget sikkerhedslager, binder du penge i lager, der står i stedet for at sælge. Hvis du har for lidt, får du udsolgte varer, der koster dig salg og købers tillid. Gennemgå niveauet for sikkerhedslager efter enhver periode med usædvanlig efterspørgsel, som en kampagne, en produktlancering eller en sæsonstigning.
Hvordan styrer du lageret under et udsalg eller en kampagne?
Perioder med kampagner presser salgsraten for de berørte produkter voldsomt op. Et produkt, der sælger 10 enheder om ugen i en normal periode, kan sælge 100 i de første to dage af et udsalg. Lagersystemer, der fungerer fint ved normale mængder, kan komme bagud under en stigning, hvis de ikke er sat op til hurtig ordrebehandling.
Før en kampagne bør du gennemgå lagerbeholdningen for hvert produkt, du vil tage med. Sæt forsigtige grænser for deltagelse, hvis lageret er knapt. Det er bedre at begrænse en kampagne til et bestemt antal enheder end at overbooke og udstede refusioner i din travleste periode.
Efter kampagnen bør du afstemme dine antal, før du genåbner normal handel. Ordrer fra kampagner skaber nogle gange en bunke i leveringen, som gør, at lagerantallet ikke bliver opdateret rigtigt. En afstemning efter kampagnen fanger de huller, før de bliver ført med ind i den almindelige lagerstyring.
Sådan håndterer WEMASY lagerstyring
WEMASYs webshopsystem har indbygget lagersporing med opdatering af lageret i realtid, når ordrer afgives, antal på variantniveau, beskeder om lavt lager og mulighed for at vise status som udsolgt automatisk, når lageret når nul. Du kan sætte grænser for genbestilling og se lagerrapporter fra dashboardet i din webshop. Se, hvad der er med i hver plan, på prissiden. Du kan se nærmere på, hvordan lageret hænger sammen med din produktopsætning, i hvad er et produktkatalog, og hvordan du bygger et.
Relateret læsning: Hvad er e-handel? og Hvordan virker en webshop?.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er den bedste måde at begynde at følge lageret på, hvis jeg slet ikke har et system?
Start med et regneark og en optælling. Skriv hvert produkt og hver variant, du har på lager, ind, indtast det nuværende antal for hver og notér din leverandørs leveringstid. Skriv hvert salg og hver levering ind. Det giver dig et udgangspunkt. Når du har en grundlæggende optælling og en proces til at opdatere den, vil du hurtigt se, hvor den manuelle metode bryder sammen, og det er som regel det punkt, hvor et automatisk system bliver nødvendigt. Målet med den manuelle fase er at forstå dit sortiment godt nok til at sætte et automatisk system rigtigt op. Med WEMASYs hjemmesidebygger kan du sætte det op direkte i din webshop.
Hvordan styrer jeg lageret for produkter, der sælges i min egen webshop og på en markedsplads på samme tid?
Salg på flere kanaler kræver én samlet kilde til lageret. Hvis hver kanal fører sit eget antal, er overbooking næsten uundgåeligt. Brug et lagersystem, der synkroniserer lageret i realtid på tværs af alle kanaler, så et salg et sted straks sænker det tilgængelige antal overalt. Hvis dit webshopsystem ikke understøtter det direkte, er næste mulighed en app til lager på flere kanaler, der kobler dine kanaler til et fælles antal. At sælge på to kanaler med hvert sit lagerantal og håbe på det bedste er ikke en holdbar metode, når mængden vokser.
Skal jeg tillade bestillinger på varer, jeg ikke har på lager?
Med bestillinger på varer uden lager kan købere købe et produkt, du ikke har lige nu, med en leveringsdato, når varen kommer. De kan holde omsætningen oppe under en udsolgt periode, men de kræver tydelig kommunikation med køberne om den forventede ventetid. Hvis du tilbyder dem, så vis den forventede afsendelsesdato tydeligt og send en bekræftelsesmail, der gentager tidsplanen. Tilbyd aldrig bestillinger på varer uden lager, hvis du er usikker på, hvornår varerne kommer. Købere, der bestiller en vare uden lager og så ikke hører mere, annullerer og skriver oftere en dårlig anmeldelse end købere, der fik at vide, at produktet simpelthen var udsolgt.
Hvordan styrer jeg lageret for produkter, jeg selv laver, i stedet for at købe dem hos en leverandør?
For håndlavede produkter eller varer, der laves på bestilling, handler lagerstyring om produktionskapacitet og ikke om lager. Følg de materialer og komponenter, du skal bruge til at lave hvert produkt, dit nuværende lager af materialer og din produktionshastighed. Bestillingspunkter gælder dine råvarer og ikke færdige varer. Sæt en realistisk leveringstid for hvert produkt ud fra, hvor lang tid det tager dig at lave det, og vis den tidsplan til købere i kassen. Hvis dit antal ordrer vokser hurtigere end din produktionskapacitet, er det hul det vigtigste lagersignal i din drift.
Hvad er dødt lager, og hvordan undgår jeg det?
Dødt lager er varer, der ikke sælger og sandsynligvis ikke vil sælge til den nuværende pris. Det binder kapital, fylder i lageret og er et tegn på en fejl i indkøb eller prognoser. For at undgå det skal du købe forsigtigt ind til nye eller ubeviste produkter og først øge ordrerne, når du har rigtige salgstal. Gennemgå varer, der sælger langsomt, hver måned. Et produkt, der ikke har solgt i 60 dage, er en kandidat til en prisnedsættelse eller en kampagne, før det bliver varigt fast lager. Jo før du handler på langsomt lager, jo mere af din investering får du hjem.
Hvordan påvirker dropshipping lagerstyringen?
Med dropshipping har du ikke fysisk lager. Din leverandør sender direkte til din køber, når en ordre afgives. Lagerstyring i den model betyder at følge din leverandørs lager og ikke dit eget. Risikoen er, at din leverandørs lagerantal og den tilgængelighed, din webshop viser, kommer ud af takt. En køber køber et produkt, som din webshop siger er på lager, men din leverandør er løbet tør. Det skaber en overbooking, der er sværere at forhindre, fordi du er afhængig af, at din leverandørs data er korrekte. Sæt din webshop til at opdatere tilgængelighed ud fra leverandørens feeds i realtid, hvis det er muligt, og lav en proces til at holde øje med leverandørens lager jævnligt.