En virksomhed sender gennemtænkte opfølgninger efter hvert køb, bruger den samme signatur på hvert svar og gennemgår skabeloner én gang i kvartalet. En anden virksomhed sender tilfældige udsendelser, når salget falder, lader tre personer opfinde deres egen tone og tjekker aldrig, om nogen svarer. Samme branche. Meget forskellige resultater fem år senere.
En strategi for e-mailkommunikation på lang sigt er en dokumenteret plan for, hvem du mailer til, hvad du siger, hvor ofte du sender, og hvem der har ansvaret for hver type af besked. Den forbinder daglige vaner med mål for virksomheden som fastholdelse, kvalitet i support og genkendelse af brandet. Uden den driver e-mail af sted. Her er, hvad en solid strategi indeholder.
Hvad er en strategi for e-mailkommunikation på lang sigt?
Det er et levende dokument, der definerer dine mål for e-mail, grupper af målgrupper, typer af beskeder, standarder for stemmen og plan for gennemgang. Det er ikke en enkelt kalender for kampagner. Det er rammen, som hver kampagne og hvert svar passer ind i.
Din strategi bør passe til, hvordan du allerede præsenterer din virksomhed. Start med hvad er professionel e-mail og praksis fra god praksis for forretningsmail. De sætter grundniveauet. Strategien tilføjer retning over tid.
Kernedele i strategien
1. Mål og målgrupper
Skriv, hvad e-mail skal opnå: løsning af sager i support, gentagne salg, onboarding eller opdateringer til partnere. Navngiv de grupper, du skriver til, og hvad hver gruppe har brug for. Tankegangen om konvertering fra hvordan professionel e-mail påvirker konverteringer hjælper med at knytte mål til resultater.
2. Typer af beskeder og hyppighed
Lav en liste over alle tilbagevendende mails: velkomstbeskeder, påmindelser om betaling, tjek af fornyelse, nyhedsbreve og beskeder til at vinde kunder tilbage. Giv hver en ansvarlig og en omtrentlig hyppighed. Opbygning af forløb fra e-mailforløb, hver virksomhed bør sætte op giver dig en tjekliste at starte med.
3. Stemme og standarder
Beskriv, hvor formel eller afslappet du lyder, hvilke ord du undgår, og hvordan signaturer ser ud. Link til skabeloner til almindelige svar. Standarder for skrivning fra sådan skriver du en professionel e-mail hører med her som reference og ikke som regler, der gentages i hvert afsnit.
Sådan vedligeholder du strategien over år
Gennemgå dokumentet, når du ansætter, lancerer et produkt eller går ind på et nyt marked. Tilføj målinger, du følger hvert kvartal, som svartid og andelen af gentagne henvendelser. Idéer til dashboards fra dashboard med målinger for e-mail til virksomheder holder gennemgangene funderet i data.
Gem strategien, hvor dit team kan finde den: i materialet til onboarding, en fælles mappe eller jeres interne wiki. Nye kolleger bør læse den, før de sender deres første svar til en kunde.
Skriv en strategi på én side i denne uge med tre mål, fem typer af beskeder og en note om stemmen i et enkelt sprog. Næste kapitel dækker, hvordan du holder e-mail ensartet, når din virksomhed vokser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor langt bør et dokument om strategi for e-mail på lang sigt være?
Én til tre sider er nok for de fleste små virksomheder. Fokusér på beslutninger, folk faktisk følger, og ikke på en udtømmende politik. WEMASY holder dine offentlige veje til kontakt på linje med strategien, når du opdaterer sider i hjemmesidebyggeren.
Hvem bør have ansvaret for strategien for e-mailkommunikation?
Stifteren eller marketingansvarlige ejer som regel den første version. Når teams vokser, så giv en leder af drift eller kundesucces ansvaret for at vedligeholde den. Mønstre for ansvar i teamet finder du i e-mailpolitikker for teams.
Erstatter en strategi e-mailautomatisering?
Strategien fortæller dig, hvad du skal automatisere, og hvad der forbliver menneskeligt. Automatisering gennemfører planen i stor skala. Start med triggere fra triggere til e-mailautomatisering, når typerne af beskeder er bestemt.
Hvor ofte bør du opdatere strategien?
Gennemgå den hvert kvartal for små ændringer og hvert år for en fuld gennemgang. Opdater med det samme efter større ændringer i produkt, priser eller team. Trin til den årlige gennemgang finder du i årligt eftersyn af e-mailkommunikation.
Hvad hvis du aldrig har skrevet politikker for e-mail før?
Start med, hvordan du allerede svarer kunder i dag. Tag tre gode eksempler og tre dårlige med, og skriv så regler, der forklarer forskellen. Det grundlæggende om etikette fra regler for e-mailetikette for virksomheder fylder hullerne ud.
Skal B2B- og B2C-virksomheder bruge forskellige strategier?
Begge har brug for klare mål og hyppighed, men B2B har ofte længere salgscyklusser med færre, dybere kontakter. B2C læner sig måske mere op ad forløb efter køb. Logikken for grupper hænger sammen med opbyg kundeforhold via e-mail.