I januar bruger ét brand en halv dag på en gennemgang: tal, DNS, signaturer og ti tilfældige kundetråde. De retter tre forældede skabeloner og fornyer et udløbende certifikat, før kunderne opdager noget. Et andet brand springer gennemgangen over og opdager i november, at halvdelen af teamet stadig bruger et gammelt logo i signaturen, og at DMARC har fejlet siden foråret.
En årlig gennemgang af e-mailkommunikationen er et struktureret eftersyn hvert år af dine adresser, indhold, leveringsevne, teamets vaner og tal. Den gør usynlig drift til en liste over rettelser, du kan arbejde igennem på ét planlægningsmøde. Her er en tjekliste, der dækker hele systemet.
Hvordan gennemgår du din e-mailkommunikation hvert år?
Afsæt en halv dag sammen med den, der har ansvaret for e-mail. Gennemgå infrastruktur, indhold, teamets adfærd og tal. Skriv fundene ned og giv hver opgave en ansvarlig og en frist, før I afslutter mødet.
Knyt gennemgangen til den løbende styring fra arbejdsgang til håndtering af professionel e-mail og strategidokumentet fra langsigtet strategi for e-mailkommunikation.
Tjekliste til den årlige gennemgang
1. Infrastruktur og sikkerhed
Kontrollér, at SPF-, DKIM- og DMARC-poster stadig passer til din afsendelse. Fjern ubrugte aliasser og postkasser fra medarbejdere, der er holdt op. Punkterne fra SPF-, DKIM- og DMARC-poster og roller og rettigheder i e-mail gælder her.
2. Indhold og skabeloner
Læs hvert automatisk forløb og de ti vigtigste manuelle skabeloner. Opdatér tilbud, links, signaturer og juridiske linjer. Gennemse dem for de fejl, der er beskrevet i de mest almindelige fejl i forretningsmail.
3. Tal og sammenligninger
Sammenlign svartid, åbningsrate, klikrate og leveringsevne med sidste år og med sammenligningstal for forretningsmail. Før resultaterne ind i dit oversigtspanel med e-mailtal til brands.
4. Stikprøver fra teamet
Træk tyve udgående beskeder tilfældigt på tværs af afdelinger. Bedøm tone, klarhed og om signaturen følger reglerne. Huller giver anledning til træning, ikke til en enkeltstående skideballe.
Efter gennemgangen
Prioritér først de rettelser, der berører kunderne: brudte links, mislykket godkendelse og forkerte kontaktadresser på din hjemmeside. Planlæg oprydning med lavere risiko til næste kvartal.
Book datoen for din gennemgang nu og del tjeklisten med din teamleder. Derefter kan du se, hvordan et modent brands e-mailkommunikation ser ud, når systemet kører godt.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem bør deltage i den årlige gennemgang af e-mail?
Tag den med, der ejer hosting, den, der ejer kundekommunikationen, og mindst én afsender fra support eller salg. Små brands kan klare det alene som grundlægger. Kontaktoplysningerne på din WEMASY-hjemmeside bør tjekkes i hjemmesidebyggeren på samme møde.
Hvor lang tid tager en fuld gennemgang af e-mail?
De fleste små brands er færdige på tre til seks timer, når tjeklisten findes. Større teams kan fordele gennemgangen af infrastruktur og indhold over to halve dage. Tips til arbejdsgangen findes i organisér din forretningsindbakke.
Skal du gennemgå e-mail oftere end én gang om året?
Lav et let tjek hvert kvartal af tal og godkendelse og en dyb gennemgang af skabeloner og politikker hvert år. Reglerne i politikker for opbevaring af e-mail i brands passer ind i den årlige gennemgang.
Hvilke værktøjer hjælper under en gennemgang af e-mail?
Hent tal ud af dit mailpanel, hent DNS-poster fra dit domænepanel og gem stikprøver af tråde til bedømmelse. Værktøjerne i værktøjer til at styre forretningsmail gør det hurtigere.
Hvordan gennemgår du e-mail, når et teammedlem stopper?
Fjern adgangen med det samme, flyt fælles køer til en anden og opdatér autosvar, der nævnte den pågældende. Afslutningen svarer til introducér teammedlemmer til forretningsmail i omvendt rækkefølge.
Hvad hvis fundene overvælder teamet?
Sortér rettelserne i det, der skal gøres denne måned, næste kvartal og i bunken til senere. Fejl, kunderne ser, kommer altid først. Fejl i rapportering, du bør undgå, findes i fejl, brands laver i e-mailrapporter.