Du startede virksomheden for at lave det arbejde, du holder af, ikke for at jagte kunder i telefonen om ledige tider. Alligevel begynder de fleste uger med beskeder på telefonsvareren, dobbeltbookede eftermiddage og kunder, der troede, at en sms var en bekræftet aftale.
Et online bookingsystem til små virksomheder ændrer rytmen. Kunderne booker selv. Din kalender er altid opdateret. Bekræftelser sendes automatisk. Her er, hvordan du sætter booking op fra bunden, når du har et lille team uden en fast driftsmedarbejder.
Hvad et bookingsystem til en lille virksomhed skal kunne
Som minimum skal du have en live kalender, en bookingside på din hjemmeside, automatiske bekræftelser og ét sted, hvor alle bookinger lander. Det er rart at have formularer til nye kunder, betaling og påmindelser.
Start med det mindste. Et enkelt system, du faktisk bruger, slår en kompliceret løsning, du opgiver efter to uger. Tilføj betaling og kundeformularer, når grundforløbet har kørt stabilt i en måned.
Hvis du stadig overvejer, om online booking passer til din virksomhed, så læs hvorfor alle virksomheder har brug for online booking og hvad et online bookingsystem er fra første modul.
Sådan sætter du et bookingsystem op trin for trin
Fase 1: Planlæg dine ydelser og åbningstider. Skriv alle ydelser ned, der kan bookes, med varighed, buffertid og pris. Fastlæg ugentlige åbningstider og luk af for helligdage, før du rører ved indstillingerne.
Fase 2: Byg vejen til booking på din hjemmeside. Lav en særskilt bookingside, sæt en kalender eller widget ind på dine ydelsessider, og link til begge fra hovedmenuen. Kapitlerne om at oprette en bookingside og at tilføje en bookingkalender gennemgår dette trin i detaljer.
Fase 3: Sæt kommunikationen op. Opsæt bekræftelsesmails og eventuelt påmindelser. Brug kapitlerne om bekræftelsesmails til aftaler og bekræftelsesmails til bookinger som guide.
Fase 4: Tilføj kundeformularer og betaling, når du er klar. Forbind formularer til nye kunder og en betalingsløsning, hvis depositum kan mindske dit problem med udeblivelser. Begge dele er valgfrie ved lancering, men nyttige, når antallet af bookinger vokser.
Fase 5: Lær dit team op og gå live. Alle, der tager imod telefonbookinger, skal bruge den samme kalender. Prøv hele forløbet af med testbookinger. Fortæl eksisterende kunder om den nye selvbetjening på mail og personligt.
Vælg værktøj uden at købe for meget
Værktøjer til tidsbestilling i små virksomheder spænder fra rene kalenderapps til komplette hjemmesidesystemer. Led efter én løsning, der dækker både hjemmeside og booking. Hver for sig skaber værktøjer til hjemmeside, formularer og booking træthed over for logins og fejl i synkroniseringen.
WEMASY er lavet til små teams, der vil have hjemmeside, formularer og booking i ét system i stedet for fem abonnementer, der skal hænge sammen.
Vurdér ud fra, hvor mange bookinger du faktisk har om ugen. En enkeltmandskonsulent med otte aftaler om ugen har andre behov end en salon med fire frisører og tres bookinger. Vælg funktionsniveau efter dit nuværende antal, ikke efter en indbildt fremtid.
Læs hvordan du vælger et bookingsystem til din virksomhed, når du sammenligner muligheder. Fokuser på opsætningstid, mobiloplevelse og om værktøjet passer til din eksisterende hjemmeside.
Efter lanceringen skal du tjekke tallene efter 30 og 60 dage. Andelen af online bookinger, antallet af udeblivelser og antallet af telefonbookinger viser, om du bør justere regler, påmindelser eller depositum. Modulet om tidsbestilling senere i bogen går dybere ind i den løbende styring af kalenderen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager det for en lille virksomhed at lancere online booking?
De fleste teams, der har styr på ydelser og åbningstider, lancerer inden for en til to uger. Sæt tid af til test, oplæring af medarbejdere og besked til kunderne. Hvis du går live med utestet betaling eller bekræftelser, får du supportproblemer fra første dag.
Kan jeg stadig tage telefonbookinger ved siden af online booking?
Ja, men hver telefonbooking skal straks ind i det samme system. Når papir og software er to adskilte kalendere, starter dobbeltbookinger. Lær medarbejderne at lægge telefonreservationer ind, før de lægger på.
Kan WEMASY bruges som online bookingsystem til en lille virksomhed?
WEMASY samler hjemmesidesider, formularer, tidsbestilling og betaling i ét system. Små teams udgiver en bookinghjemmeside med hjemmesidebyggeren uden at styre et separat værktøj til hvert led.
Hvad er den største fejl, små virksomheder begynder med at lave?
At gå live uden at teste hele kundeforløbet på mobil. De fleste kunder booker fra telefonen. Et forløb, der virker på din computer, men går i stykker på mobilen, mister bookinger uden at du opdager det.
Skal kunderne have en konto for at booke online?
Gæstebooking giver flere bookinger fra nye kunder. En valgfri konto til faste kunder gør nye bookinger hurtigere. Krav om konto før den første aftale giver besvær, som de fleste små virksomheder ikke har brug for.
Hvornår skal jeg tilføje betaling til mit bookingsystem?
Tilføj depositum, når udeblivelser koster dig rigtige penge eller reserveret lager. Gratis booking er fint ved lancering, mens du finpudser forløbet. Sæt en betalingsløsning op, når grundforløbet kører roligt.